Una secretaria es un empleado de oficina cuyas funciones incluyen recibir llamadas telefónicas, saber cómo trabajar con una computadora, comunicarse con la gente, llevar registros comerciales y mucho más. Hay muchos mitos sobre la profesión de secretaria, pero ¿qué es exactamente una buena secretaria?
Habilidades básicas
Para trabajar como secretaria, no se requiere un diploma de una institución de educación superior: los cursos especializados son suficientes, donde la futura secretaria aprende comunicación empresarial y etiqueta, lectura rápida, trabajo de oficina, psicología práctica, taquigrafía y mecanografía. Además, los cursos enseñan lo básico para trabajar en 1C y también enseñan cómo usar mini-ATS y equipos de oficina. Sin todas estas habilidades, una secretaria no puede considerarse un buen trabajador.
También es muy importante para una buena secretaria tener una percepción sutil de la psicología de otras personas y ser resistente a diversas tensiones.
Dado que el secretario es la persona de negocios de la firma, debe tener una apariencia agradable, sentido del estilo y buen gusto. Sin la capacidad de vestirse bellamente, comportarse en sociedad y hablar de manera competente, el secretario no podrá crear una buena impresión entre los clientes de la empresa en la que trabaja; por lo tanto, la imagen de la empresa no estará a la altura. De hecho, la tarea principal de una buena secretaria es organizar el trabajo de su jefe y de toda la oficina de manera eficiente y eficaz.
Características de la profesión
Muchos creen que el trabajo de una secretaria es preparar café, enviar documentos para firmas y responder llamadas. Esto es una ilusión: los deberes de esta profesión incluyen supervisar el trabajo de recepción, realizar correspondencia comercial, participar en varios eventos de oficina y sin sucursales y comunicarse con clientes nerviosos. Además, una buena secretaria a menudo se desempeña como gerente de oficina e incluso como psicóloga que podrá enfriar la situación en el equipo.
A menudo, los secretarios ejecutivos se denominan "cardenales grises" porque pueden influir de manera invisible en el trabajo de la empresa y las decisiones del jefe.
La mayoría de las veces, las mujeres se convierten en secretarias, ya que son emocionalmente más flexibles y resilientes. Además, son más sensibles: capturar el estado de ánimo del jefe y el equipo ayuda mucho en su trabajo. Si la secretaria es lo suficientemente inteligente y profesional, el gerente puede acudir a él para pedirle consejo y escucharlo. Es la secretaria quien puede facilitar el trabajo del jefe organizando bien su lugar de trabajo y entregando la información que necesita a tiempo. Al mismo tiempo, las secretarias no tienen crecimiento profesional, ya que un buen asistente ejecutivo vale su peso en oro. Sin embargo, como resultado, el secretario adquiere una experiencia y un conocimiento invaluables de los procesos comerciales, que en el futuro pueden ayudarlo a comenzar una carrera en otra profesión.
