Todos los documentos de la organización deben almacenarse correctamente. Un sistema claro le permite encontrar instantáneamente la hoja de papel adecuada. Algunos tipos de documentos tienen sus propias reglas de almacenamiento, por ejemplo, para pedidos.
Necesario
carpetas, cajas, papel, computadora
Instrucciones
Paso 1
Cree un registro de pedidos donde se registrarán todos los pedidos de la organización. La revista debe estar obligatoriamente encuadernada y numerada, lo que excluye posdatas o borrado de páginas.
Paso 2
La revista debe contener determinadas columnas. El contenido aproximado de las columnas puede ser el siguiente: una columna donde se indica en orden el número de la entrada, la columna con la fecha del pedido, la columna con un resumen del pedido, la columna con el número de pedido, la columna donde el empleado deja una marca en la familiarización con este pedido. Además, se puede agregar una columna indicando la ubicación del pedido (carpetas o caja).
Paso 3
Todos los pedidos deben clasificarse en carpetas: pedidos de admisión y despido de empleados (pedidos de personal), pedidos que reflejen los incentivos de los empleados, enviarlos a viajes de negocios y vacaciones, pedidos que reflejen las principales actividades de la organización. Si los pedidos tienen períodos de retención excelentes, se crean carpetas independientes para ellos.
Paso 4
El sistema de almacenamiento de pedidos debe ser claro, sistematizado y asegurar la continuidad de los números asignados a los pedidos. Esto es especialmente cierto cuando se retira la orden para trabajar. Se recomienda que haga una fotocopia de la orden incautada para evitar confusiones.
Paso 5
Todos los pedidos deben estar impresos en papel con membrete de la organización. En este caso, no se requiere el sello en el pedido. Si el pedido está impreso en una hoja de papel normal, entonces el sello de la organización debe estar en él.
Paso 6
Si la empresa ha adoptado un sistema electrónico para almacenar pedidos, entonces debe ser uniforme en toda la organización. Los empleados que tienen derecho a poner su firma en estos documentos deben tener acceso a pedidos electrónicos. Es muy conveniente en este caso utilizar EDS (firma digital electrónica). Se recomienda imprimir el registro de pedidos en cualquier caso.
