Un pedido es un documento de gran importancia práctica. Indica alguna acción específica: contratación y despido de un empleado, acción disciplinaria, la necesidad de introducir nueva tecnología y mucho más. El secretario debe garantizar el almacenamiento de este tipo de documentos y la capacidad de encontrar rápidamente el correcto. Para ello, a cada pedido se le asigna un número de identificación único.
Necesario
- - pedidos;
- - libro de registro;
- - instrucción sobre la gestión de registros de personal;
- - 2 o 3 carpetas.
Instrucciones
Paso 1
El formulario de registro de pedidos no está estrictamente regulado por la ley. Hay una instrucción estándar publicada por Rosarkhiv el 27 de noviembre de 2000, que establece que la numeración de pedidos por personal y actividad principal debe llevarse a cabo por separado dentro de un año calendario. Si trabaja en una empresa pequeña, donde la secretaria también realiza el trabajo de un empleado, inicie 3 carpetas y 3 diarios de registro.
Paso 2
Redactar instrucciones para trabajos de oficina. Puede constar de unos pocos elementos. Indique qué pedidos deben almacenarse durante 5 años y cuáles: 75. Escriba en qué matrices se dividen los pedidos para su empresa y cómo decidió designarlos. Los pedidos para la actividad principal generalmente se numeran con un número secuencial y los pedidos de personal, con un número y una letra. Por ejemplo, el número puede tener el aspecto de "N.º de pedido 2-l / s" o "N.º de pedido 2-k". Piense en diferentes designaciones para documentos con diferente vida útil. Por ejemplo, el corto plazo se puede marcar como personal y el largo plazo como personal.
Paso 3
Divida los pedidos del personal en 2 partes según la vida útil. Los documentos sobre la provisión de licencia regular o educativa, viajes de negocios de corta duración, incentivos y sanciones disciplinarias se almacenan durante 5 años. Archivar las órdenes de empleo, transferencia, despido, viajes de negocios largos y vacaciones largas en otra carpeta. Escriba el nombre de la carpeta y la fecha de vencimiento en las cubiertas de las carpetas. Complete los pedidos de la actividad principal por separado
Paso 4
En las grandes empresas, los pedidos son emitidos por diferentes servicios. La documentación de la actividad principal, por regla general, la mantiene el secretario, y para el personal, el departamento de personal. En consecuencia, cada uno tiene su propia carpeta y sus propios libros contables. Es suficiente que un especialista en recursos humanos inicie 2 libros y 2 carpetas, dividiendo los documentos según los períodos de retención. Sin embargo, con un flujo de documentos muy grande, cada carpeta a menudo se divide según los tipos de pedidos. Si su empresa ha adoptado un sistema de almacenamiento separado, aún numere los pedidos en orden dentro de una matriz común y regístrelos en un diario.
Paso 5
Los pedidos para la actividad principal pueden aplicarse no solo a toda la empresa, sino también a divisiones individuales. Desarrolle código para cada departamento o departamento. Puede ser una letra o un número. No olvide que la designación de pedidos para la actividad principal debe diferir de la que se acepta en la gestión de registros de personal de su empresa. En este caso, la numeración va dentro de la matriz general de "actividad principal".
