El almacenamiento adecuado de documentos es un elemento importante del trabajo de oficina. Antes de enviar los documentos al archivo, deben actualizarse. Para hacer esto, debe conocer las reglas básicas para archivar casos.
Es necesario
- - punzón
- - aguja;
- - hilo duro;
- - pegamento.
Instrucciones
Paso 1
Numere todas las hojas con un lápiz negro. El número se coloca en la esquina superior derecha. Coloque los documentos en orden cronológico, comenzando por el más antiguo. Si hay sobres con documentos adjuntos, debe numerar el sobre y luego cada documento que contiene.
Paso 2
Quite todos los sujetapapeles y otras partes metálicas. Si su documento no tiene margen de archivo, péguelo con un trozo de papel. Prepara todos los papeles para la costura basando los cuatro pinchazos y colocándolos en la funda de cartón.
Paso 3
Los paquetes de documentos deben sujetarse con una abrazadera, perforarse con un punzón o perforarse con un dispositivo especial para coser documentos. Sin quitar las abrazaderas, cosa los papeles con una aguja larga usando hilo grueso, cordel o cinta.
Paso 4
Para coser correctamente, es necesario pasar la aguja de la parte de atrás al agujero que es el segundo de una fila, pasar la aguja por la parte de atrás y volver de nuevo al segundo agujero. Después de eso, la aguja debe llevarse hacia el frente y el segundo orificio debe coserse, pero ya desde arriba. El hilo se saca por la parte posterior y sus dos extremos se fijan para que las colas del hilo se puedan sellar con papel (papel de calco).
Paso 5
El sello de la organización se coloca en el papel pegado a los hilos, y los funcionarios (director, jefe de contabilidad) también lo firman. En la cubierta de cartón, se pega un inventario de documentos, que se archivan en un paquete. Debe indicar el nombre de la organización y su unidad estructural, poner la fecha, indicar el período de almacenamiento de los documentos y el código de archivo, si es adoptado en su organización.
