En cualquier organización, incluso en una pequeña, se emiten y almacenan muchos pedidos y pedidos diferentes. Si todos ellos están registrados y archivados en una sola cosa, tarde o temprano se generará confusión. Y es poco probable que los representantes de los organismos de inspección aprueben tal mantenimiento de registros.
Instrucciones
Paso 1
Para dividir correctamente los pedidos emitidos en la empresa, debe guiarse por los siguientes documentos:
- aprobado por Rosarkhiv "La lista de documentos de gestión típicos generados en las actividades de la organización, indicando el tiempo de almacenamiento";
- instrucciones para el trabajo de oficina (desarrolladas por el órgano de gobierno).
Sobre la base de estos documentos, se debe desarrollar una nomenclatura de casos en cada empresa. En función de ello, se dividen los pedidos, las instrucciones y otros documentos.
Dependiendo del tamaño de la empresa y su estructura, la nomenclatura de casos desarrollada se puede dividir en departamentos con una indicación del código de letras, o puede ser general.
En cualquier caso, todos los pedidos en la empresa se dividen condicionalmente en pedidos para actividades principales y económicas y pedidos para personal.
Paso 2
Las órdenes para las actividades principales y económicas, por regla general, las mantiene el secretario (a menos que se especifique lo contrario en una orden separada). También es responsable de registrar, almacenar y archivar estos pedidos.
Los documentos difieren en términos de tiempo de almacenamiento. Los pedidos para la actividad principal de la empresa (para la estructura organizativa, para la aprobación de la tabla de personal, para realizar cambios en ella, etc.) tienen líneas de almacenamiento, constantemente. Al final del año natural, se entregan al archivo de la empresa.
Los pedidos sobre cuestiones económicas y operativas se almacenan durante 5 años. Están numerados consecutivamente sin letra. Si el volumen de pedidos emitidos en la empresa es grande, durante el año se dividen en volúmenes. Transcurrido el plazo de almacenamiento, se destruyen con el registro del acto correspondiente.
Paso 3
Los pedidos de personal se elaboran y almacenan en el departamento de gestión de personal de la empresa. También difieren en la vida útil.
Un caso aparte son las órdenes de admisión, destitución y traslado con un período de almacenamiento de 75 años. También se archivan aquí las órdenes de cambio de apellido, viaje de negocios a largo plazo, transferencia temporal de empleados a largo plazo, etc. Estos documentos están registrados en el diario, tienen numeración y letras continuas (la mayoría de las veces "ls", "k"). Al final del año, dichos pedidos se cosen en una carpeta junto con el registro de registro y se entregan al archivo.
Paso 4
Los pedidos de vacaciones (regulares, sin sueldo, etc.), viajes de negocios de corta duración y transferencias se redactan en un archivo separado, se almacenan durante 5 años. Se agrega una letra a la numeración del pedido (por ejemplo, "o" o código de departamento).
Los pedidos de recogida tienen el mismo período de almacenamiento. Sin embargo, se recomienda almacenarlos por separado, ya que van acompañadas de materiales de análisis (notas explicativas, actas, notificaciones y decisiones del comité sindical, etc.).
Una vez transcurrido el período de almacenamiento, estos pedidos se destruyen.
Paso 5
También se recomienda mantener los pedidos de promoción por separado (período de almacenamiento: 75 años). En un caso separado, se archivan las órdenes para la promoción tanto de su propia empresa como de su superior. El caso se archiva en el archivo a medida que se forma.
