La etiqueta es un concepto multifacético, existen reglas de comportamiento en la sociedad, en la mesa o en lugares públicos. También existe la etiqueta comercial, en particular, la etiqueta de redacción comercial. La reputación de la empresa depende en gran medida de cómo se lleve a cabo la correspondencia con los clientes, empleados y socios.
Reglas generales de correspondencia comercial
El habla escrita es muy diferente de la oral, especialmente la correspondencia comercial. Las realidades modernas son tales que escribir significa cada vez más un mensaje de correo electrónico, en lugar de un mensaje en papel.
Cuando se trata de negociaciones comerciales con socios, sobre cualquier mensaje relacionado con momentos comerciales, el correo electrónico es la mejor opción para transferir información. Sin embargo, la redacción de cartas de invitación, agradecimiento o felicitación se realiza en papel.
Se considera una buena práctica utilizar papel de calidad, y preferiblemente membrete con el logo de la organización. Es mejor entregar cartas importantes o invitaciones a eventos especiales por mensajería o correo certificado. El mensaje en un hermoso papel de alta calidad parece sólido y eleva la calificación de la empresa.
En la correspondencia comercial, la corrección, la alfabetización y la precisión del mensaje son importantes. No se permiten excesiva emocionalidad, familiaridad, comentarios ofensivos, así como la extensión y ambigüedad de la presentación.
Es importante estructurar el texto, colocar correctamente los acentos y los signos de puntuación para que el destinatario tenga muy claro de qué trata exactamente la carta.
En cuanto al estilo de comunicación, es mejor evitar frases floridas, oraciones complejas de varios niveles y palabras innecesarias. Se permite la abundancia de clichés profesionales en la correspondencia comercial.
Para mayor claridad, puede agregar gráficos, diagramas o tablas al texto.
Es inaceptable utilizar emoticonos e imágenes en la correspondencia comercial. Asegúrese de comprobar si el texto tiene errores y errores tipográficos antes de enviarlo.
Reglas de diseño de cartas comerciales
Una carta comercial bien redactada debe tener una estructura clara. No existe un estándar único, pero existen reglas generales de diseño.
Una carta comercial consta de un encabezado, saludo, contenido (base), despedida, firma y detalles de la organización de envío.
El "encabezado" de la carta suele contener el nombre de la organización, logotipo, dirección y contactos para la comunicación (teléfono, correo electrónico, fax).
Además, el tipo de actividad de la empresa y los nombres de los gerentes se pueden escribir en el encabezado.
La tapa se imprime con mayor frecuencia en el centro de la hoja, a veces se permite ubicarla en la esquina superior.
Una empresa de renombre debe tener su propio membrete. Además, los correos electrónicos deben tener formularios, esto le da solidez a la organización.
En la parte de bienvenida, puede escribir "Buenas tardes" o "Hola" si el mensaje no es de carácter estrictamente interpersonal. En una carta comercial clara, aviso u otra documentación comercial, será más apropiado dirigirse inmediatamente al destinatario por su nombre y patronímico.
Lo más importante en la correspondencia comercial es el contenido principal de la carta: la base.
Esta parte tiene la carga de información más alta, es en ella donde se revela el propósito de la apelación.
Puede haber varias razones para contactar, respectivamente, la presentación de cada aspecto debe comenzar con un párrafo separado. Es necesario estructurar el cuerpo principal de la carta para diferenciar temas y comprender mejor la información.
Ejemplos de párrafos incluyen las siguientes frases: "le pedimos", "informamos", "ofrecemos para consideración" y otros.
Vale la pena recordar que también existe una estructura dentro de los aspectos.
El remitente de una carta comercial debe justificar la relevancia de la solicitud, revelar su contenido principal y describir el resultado esperado en caso de una respuesta positiva.
Las fórmulas de voz directa rara vez se utilizan en cartas comerciales. El objetivo principal de la frase final es expresar respeto por el destinatario y el habitual homenaje a la cortesía. Ejemplos de frases de cierre: "mejores deseos", "saludos cordiales", "gracias de antemano por su respuesta" y otros.
Una firma personal debe estar al final de la carta. Suele indicarse el apellido, las iniciales y el cargo del remitente, así como los teléfonos de contacto.
Las grandes empresas utilizan firmas electrónicas. Este es un archivo especial con una firma de texto que se coloca automáticamente al final de cada letra. Una firma electrónica no debe exceder de cinco a seis líneas y exceder los setenta caracteres.
Esta estructura de diseño también se aplica a cartas promocionales, cartas de presentación y cartas de agradecimiento, así como a avisos, declaraciones, reclamos y advertencias.
Al enviar una gran cantidad de información, se escribe un breve apoyo en el cuerpo de la carta y el paquete principal se redacta como un adjunto separado. Si el archivo adjunto "pesa" mucho, debe advertir al destinatario sobre esto en la carta de presentación en la posdata.
Responder una carta comercial
De acuerdo con las reglas de etiqueta comercial, la respuesta a una carta no debe demorarse más de dos o tres días. Si se requiere un período de tiempo más largo para una respuesta debido a una serie de razones objetivas, notifique al remitente al respecto, esto se considera una buena forma y agrega credibilidad a la empresa.
Recuerde lo principal: debe responder a todos los correos electrónicos comerciales, excepto al spam obvio.
Al responder a cartas comerciales, a menudo se utilizan fórmulas de voz estándar:
- "Lamentamos informarte …";
- "Gracias por …";
- "Te invitamos con mucho gusto …";
- "Te recordamos …";
- "De acuerdo con su solicitud, informamos …" y otros.
Para su comodidad, puede crear un archivo separado con patrones de voz similares. Pasando a los espacios en blanco, facilitará y acelerará enormemente la redacción de cartas comerciales.
Si la carta es importante y necesita estar seguro de que se ha entregado al destinatario, solicite la entrega por mensajería o emita una carta certificada (correo ruso). El correo electrónico tiene una función de "Aviso de recepción" que le envía automáticamente una confirmación de que su mensaje ha sido visto.
Si no hay respuesta a la carta, de acuerdo con la etiqueta, puede hacer una llamada adicional para aclarar la situación con la correspondencia.
Tipos de correspondencia comercial
Inicialmente, existen dos tipos de correspondencia comercial: interna y externa. La correspondencia externa es la correspondencia enviada a un destinatario externo, mientras que la correspondencia interna se utiliza dentro de los límites de una empresa.
Las cartas comerciales, según su finalidad prevista, se dividen en: aplicaciones, newsletters, anuncios, consultas, recomendaciones, propuestas, recordatorios, reclamos, invitaciones y otros.
Carta: un mensaje contiene información que el destinatario necesita para realizar cualquier tarea en el marco de una causa común. Dicha información es relevante e importante tanto para el destinatario como para el remitente.
Aplicación: un tipo de correspondencia comercial que implica el envío de una solicitud con el fin de obtener información o servicios. Por ejemplo, una solicitud de participación en un evento.
Solicitud: una solicitud por escrito para obtener información de interés. La solicitud puede ser formal y vinculante.
Una carta de oferta suele ofrecer cooperación o servicios específicos y propuestas comerciales. Por lo general, estas cartas se envían a varias direcciones a la vez; se puede utilizar el correo masivo.
Invitación: una carta individual de invitación a una reunión o un evento de gala. En el diseño de dicha correspondencia, se permite el uso de formularios especiales de vacaciones o postales. Lo principal es deletrear claramente el nombre del evento, la dirección, la hora y el lugar de la reunión.
Una carta recordatoria es un mensaje sobre el cumplimiento de cualquier obligación: pago de la deuda, entrega de un informe, recordatorio de una reunión y otros.
Si una de las partes no cumplió con las condiciones contractuales o violó el acuerdo, la parte lesionada puede enviar una reclamación. Una característica distintiva de la carta - reclamos - es la presencia de una descripción detallada de las condiciones violadas, información sobre la evaluación de daños, reclamos de compensación por pérdidas o eliminación de la violación identificada. A menudo, esta correspondencia se complementa con copias de documentos, fotografías y certificados de aceptación.
En cartas de recomendación, se evalúa a un tercero o empresa y se detallan sus características. Estos mensajes suelen ser comunes cuando se postula para un nuevo puesto.
Características del correo electrónico empresarial
Hoy en día, un gran porcentaje de las cartas comerciales se envían por correo electrónico, por lo que las reglas de etiqueta comercial también formulan requisitos para realizar comunicaciones comerciales electrónicas.
Lea atentamente la dirección del remitente. Debería ser alertado por mensajes con direcciones de buzón similares: "cupercat" o "mini - bikini". Además del spam habitual, los mensajes de dichas direcciones pueden contener virus.
Siempre mantenga su línea de asunto corta y al grano.
La etiqueta permite citar el mensaje original para que el destinatario pueda comprender de inmediato lo que está en juego.
Se permite adjuntar materiales adicionales en el archivo adjunto.
Conocer y aplicar las reglas de etiqueta en el campo de la comunicación empresarial ayuda al remitente a ganarse una buena reputación y atraer nuevos socios.
