A pesar de la abundancia de canales de comunicación, el correo electrónico sigue siendo el más confiable para los contactos comerciales. Su desventaja obvia antes del contacto verbal es que el destinatario puede simplemente ignorar la carta. Para no escribir en el vacío, es importante conocer las reglas de la correspondencia comercial por correo electrónico.
¡El tema es la cabeza
La eficacia de la correspondencia comercial electrónica depende en gran medida del tema adecuado. Después de desplazarse por la lista de mensajes enviados, el destinatario probablemente dejará una carta sin asunto al final de la jornada laboral, dando preferencia a los títulos más importantes.
El tema en el formato "de Alexander", "para Vitaly" y otros encabezados abstractos son apropiados solo si el destinatario está esperando una carta y en una conversación reciente ha sido informado sobre el envío inminente de información importante. Para todos los demás casos, estos temas son desafortunados. No reflejan el motivo de la apelación, la esencia de la carta y la importancia.
Una oración bien definida de 2 a 4 palabras se considera un buen tema. Por ejemplo: "Borrador de informe para aprobación", "Oferta comercial de LLC" Business-Trade "," En el suministro de pizarra "," Slate. Propuesta para consideración ".
Independientemente del propósito de la apelación, el autor de la carta debe tener cuidado de llamar la atención. Entonces, señala "¡Urgente!", "Director personalmente", "¡Importante!" debe indicarse en la línea de asunto solo en los casos en que el mensaje realmente tenga un grado extremo de importancia, y no solo para el remitente, sino también para el destinatario. Si cada carta de la misma persona de contacto va acompañada de señales de atención injustificadas, el destinatario dejará de responderlas y, en casos extremos, las enviará a la lista negra o redirigirá a subordinados.
Apelación
El correo electrónico debe comenzar con un mensaje. Es imperativo utilizar el nombre completo del destinatario y escribirlo sin errores. Un destinatario atento que advirtiera un error ortográfico en su nombre seguramente perderá la confianza en el autor de la apelación y el interés en continuar el diálogo.
Para evitar que esto suceda, incluso con el envío masivo de correos, no debe dejar de revisar el texto de la carta de presentación antes de enviarla. Los errores con mayor frecuencia pueden esconderse en las terminaciones de los casos al abordar, escribir apellidos complejos. Independientemente del estado del destinatario, es más correcto aplicar por nombre y patronímico, si no se conocen, entonces está permitido usar construcciones tradicionalmente neutrales: "Buenas tardes", "Hola". Si el autor y el destinatario de la carta viven en diferentes zonas horarias, se permite la siguiente apelación: "Buen día", "Buen momento".
Aprecia tu tiempo y el de otras personas
El correo electrónico debe ser breve, claro y sin detalles molestos o innecesarios. Esta cualidad es especialmente importante en los casos en que la correspondencia electrónica sirve como el comienzo de la cooperación comercial, y no su continuación.
En el primer párrafo de la apelación, el autor debe presentarse si la correspondencia no se realizó previamente o se interrumpió hace mucho tiempo. El diseño óptimo para esto es la frase tradicional: “Le preocupa Vasily Kuznetsov, un empleado de Business Trade. Me gustaría continuar nuestra conversación sobre la consideración de la propuesta de suministro de un canal”.
Además, la oferta en sí debe presentarse de la manera más sucinta posible y, como fuente ampliada de información, debe adjuntarse una oferta comercial a la carta.
Todos los pensamientos completos en una oración deben dividirse lógicamente en párrafos, deben ingresarse listas, el resaltado en negrita y el subrayado deben usarse de manera adecuada, lo que mejora la percepción del lector de la información y reduce el tiempo para sumergirse en el tema. Por lo general, un correo electrónico rara vez contiene más de 3-5 párrafos.
Construcción final
Es razonable terminar los correos electrónicos con una despedida empresarial al estilo: "Con los mejores deseos, …", "Atentamente, …", etc. Pero con palabras de despedida como "Siempre tuyo, …", debe tener el mayor cuidado posible, ya que el tono informal y la convergencia excesiva pueden resultar ambiguos para el destinatario.
La firma debe ir acompañada de los datos de contacto. Es importante indicar los números de teléfono, fax, el sitio web oficial de la organización representada, así como una dirección de correo electrónico de respaldo, porque el destinatario ve la dirección de contacto en la propia carta.
Los pensamientos que aparecen en el proceso de elaboración de un documento no deben formalizarse en una posdata. Como saben, tal expresión de ideas tardías para escribir es apropiada solo en la correspondencia personal. Y la mecanografía electrónica le permite modificar el contenido del texto de la apelación en cualquier momento. Usar en una letra P. S. puede ser percibido negativamente por el destinatario, quien, no sin razón, puede pensar que el destinatario se tomó el tiempo para incluir armoniosamente información adicional en la carta y decidió limitarse a una posdata rápida.
