La preparación de informes públicos no financieros es una tendencia relativamente nueva en los negocios rusos con orientación social. El informe público de la empresa poco tiene que ver con el sistema de reporte interno y es fundamentalmente diferente al análisis contable, por lo que el proceso de elaboración del documento tiene sus propias características esenciales.
Transparencia de la información empresarial
Los informes públicos llegaron a los negocios nacionales desde Occidente, donde durante décadas se utilizaron como mecanismo para crear transparencia informativa en las actividades de las organizaciones. En los Estados Unidos y Europa, por regla general, todas las grandes empresas publican anualmente informes de desarrollo sostenible, en los que proporcionan información sobre el componente social de su trabajo y las medidas para proteger el medio ambiente.
Muy a menudo, estos informes son preparados por empresas no mineras, industriales y de fabricación de un gran segmento del mercado. En los documentos, junto con los volúmenes de producción anual, señalan los beneficios que han traído a la sociedad. Así, los informes públicos consisten principalmente en los resultados de las actividades benéficas de la organización, el cumplimiento de la legislación ambiental, la participación en el desarrollo de la sociedad civil y el apoyo a las iniciativas sociales.
La tendencia de los últimos años indica un aumento del interés de las empresas medianas e incluso pequeñas en la elaboración de informes públicos, lo que indica la utilidad de este mecanismo para el logro de las metas corporativas. Los pequeños participantes del mercado han llegado a comprender que la información sobre el patrocinio de clubes deportivos y el patrocinio de una escuela de arte, incluso con bajos costos financieros, ciertamente debe hacerse pública.
Los principales destinatarios de los informes públicos son:
- una amplia gama de público: consumidores de servicios y bienes, la población de la región donde opera la empresa;
- socios comerciales: fundadores de empresas, miembros de la junta, representantes de servicio al cliente, contratistas e incluso organizaciones competidoras;
- medios de comunicación en masa;
- empleados de la empresa.
Un informe público es un documento adaptado para una amplia gama de partes interesadas, que afecta el estilo de redacción, el diseño gráfico y la elección de la información para su presentación.
Elección de información
La recopilación de información para la presentación de informes públicos está en curso. La mejor opción es asignar una unidad de personal separada para realizar este trabajo. Los deberes de un empleado, en este caso, deben incluir la recopilación sistemática de información de todas las divisiones estructurales de la empresa de acuerdo con criterios verificados.
Dichos bloques de información deben incluir toda la información sobre la implementación de proyectos sociales, a saber: reuniones con funcionarios gubernamentales, consumidores, trabajo en llamamientos ciudadanos, eventos benéficos, etc.
Como suele observarse en los materiales metodológicos para la elaboración de informes, el propio proceso de recogida de información empuja a las empresas a la necesidad de incrementar el apoyo caritativo, crear nuevos proyectos sociales, anunciar subvenciones, etc.
Las grandes empresas, por regla general, no inventan sus propias "recetas" para la preparación de informes públicos, sino que utilizan GOST ISO 26000 "Directrices para la responsabilidad social", que agrupa todos los objetivos fundamentales de la creación de documentos públicos.
Envío de información
Un criterio importante para un informe público de alta calidad es la disponibilidad de percepción para una amplia gama de personas. Dichos documentos deben ser comprensibles para casi cualquier persona interesada, servir como una fuente confiable de información y no requieren solicitudes adicionales de aclaraciones a la empresa.
A menudo, los informes públicos tienen una gran cantidad de gráficos, tablas y tablas, lo que simplifica la presentación de la información. Las fotos también son una parte importante de un informe público de calidad.
La práctica muestra que el diseño de un informe público debería inclinarse hacia un folleto en lugar de una presentación documental. Muy a menudo, un informe público tiene un formato horizontal.
La estructura del documento incluye una portada, contenido, una introducción, que puede ser reemplazada por un discurso de bienvenida por parte del jefe de la organización, la parte principal, una conclusión y un diccionario terminológico. El índice alfabético también facilitará la navegación por el documento, pero por motivos de longitud se puede omitir.
Distribución del informe público
El informe público impreso está destinado a enviarse a destinatarios clave: fundadores y socios comerciales. En formato electrónico, el informe público se publica en el sitio web oficial y se envía a los representantes de los medios de comunicación.
Para informar a los empleados de la organización, se envía una versión electrónica del informe público a las divisiones de la organización.
