El archivo personal de un empleado es información que refleja todas las etapas de la relación entre el empleado y la organización. Está formado (mantenido y formalizado) por un cuerpo de personal o un funcionario especialmente autorizado. Es necesario elaborar un expediente personal de acuerdo con las normas vigentes de mantenimiento de registros.
Necesario
- Carpeta "Archivo personal";
- Documentos del empleado (o sus copias);
- Bolígrafo;
- Perforadora.
Instrucciones
Paso 1
Un archivo personal se inicia después de la publicación de una orden sobre el nombramiento de un empleado para un puesto.
Paso 2
El archivo personal incluye: un inventario interno de documentos; cuestionario y hoja personal sobre registros de personal; resumen;
copias de documentos educativos (y todos los certificados de calificación); tarjetas de identidad; certificados y otros documentos que confirmen cambios en los datos personales del empleado (copias del certificado de matrimonio, TIN, certificado de seguro, certificados de nacimiento de los hijos); acuerdo de responsabilidad; copias de todos los pedidos de cita, traslado, incentivos, viajes de negocios, vacaciones, etc.; acuerdo laboral (contrato); datos de recertificación; caracteristicas.
Todos estos documentos (o sus copias) deben archivarse en una carpeta.
Paso 3
En el inventario interno, es necesario enumerar todos los documentos que se archivan en un archivo personal. Los documentos se archivan en orden cronológico a medida que están disponibles. En la columna "Nota" del inventario interno, se indica que los documentos se retiran o los originales se reemplazan por copias. El inventario interno es firmado por el empleado que lo compiló, indicando apellido, nombre, patronímico y fecha de elaboración.
Paso 4
Las entradas que se ingresan en un archivo personal se escriben con pluma estilográfica o bolígrafo en color negro, azul o morado, no se permiten correcciones.
Paso 5
Las hojas del archivo personal del empleado y su inventario interno se numeran por separado.
Paso 6
Al cerrar un archivo personal, debe presentar una declaración y ordenar el despido del empleado.
Paso 7
Mantienen archivos personales en la caja fuerte de una organización o empresa. Se emiten para uso personal solo para una determinada categoría de empleados que tienen acceso a la información del personal.
Paso 8
Los archivos personales de los empleados despedidos se transfieren a un archivo durante 75 años. Los archivos personales de los administradores de la empresa se mantienen de forma permanente.
