La documentación contable primaria de la empresa contiene información sobre todas las transacciones comerciales, el movimiento de dinero, el cálculo y pago de salarios y el pago de impuestos. Con base en estos documentos, se mantienen registros, por lo tanto, la pérdida de incluso un documento distorsiona los estados financieros y es una violación legal. Según el art. 17 de la Ley de "Contabilidad", las empresas deben garantizar de forma independiente la seguridad de los documentos contables.
Instrucciones
Paso 1
La ley define el período de almacenamiento de los documentos contables primarios en 5 años, mientras que el Código Fiscal de la Federación de Rusia limita el período de almacenamiento a 4 años. Para evitar las sanciones previstas en el Código de Infracciones Administrativas (Art. 15.11), aún debe adherirse a los períodos más prolongados prescritos por la ley. Además, hay una lista aprobada por orden de Rosarkhiv con fecha del 6 de octubre de 2000. Según ella, el período de almacenamiento debe determinarse de acuerdo con el tipo de cada documento específico.
Paso 2
Establecer por orden los plazos de conservación de la documentación contable primaria, teniendo en cuenta lo dispuesto por la ley y la normativa que establezca la lista. En el orden, estipule a partir de qué momento se debe calcular el período de almacenamiento. En general, el inicio del período de almacenamiento de documentos es el 1 de enero del año siguiente al año en el que el documento se completó con trabajo de oficina. Para el libro de compras y el libro de ventas, establezca el comienzo del período de almacenamiento a partir de la fecha de la última entrada (cláusulas 15 y 27 de las Reglas, aprobadas por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 2 de diciembre de 2000 No. 914).
Paso 3
Asigne una sala separada para documentos contables, que debe estar equipada con gabinetes ignífugos y cajas fuertes especiales. Las cajas fuertes están destinadas a almacenar formas de informes estrictos, además, pueden almacenar aquellos papeles y documentos que estén etiquetados como "Secreto comercial". Determinar por orden el procedimiento de acceso a estas cajas fuertes, responsables autorizados por el jefe de contabilidad, así como el procedimiento de expedición de la documentación primaria del almacén.
Paso 4
En el caso de que la empresa sea lo suficientemente grande y haya muchos documentos, organice un archivo especial. Debe utilizarse para transferir papeles destinados al almacenamiento permanente (eterno) y a largo plazo (más de 10 años). Guarde todos los demás documentos contables con un período de almacenamiento de hasta 10 años en una habitación especial hasta que se destruyan.
