La organización de una conferencia requiere una preparación cuidadosa. Al dividir este proceso en etapas, puede minimizar los costos laborales en un alto nivel del evento.
Necesario
Computadora con acceso a Internet y programas de ayuda para la ciudad, teléfono
Instrucciones
Paso 1
Decidir sobre el tema de la conferencia, el número de participantes potenciales, el tiempo y los conferenciantes. Negociar con los profesores para obtener el consentimiento para hablar.
Paso 2
Según el tema y el número previsto de participantes, es necesario seleccionar opciones para los lugares de la conferencia. Pueden ser casas de cultura, salones de conferencias de hoteles, restaurantes, centros de recreación y más. La selección se realiza mediante una búsqueda en Internet y varios directorios de ciudades, en base a los datos obtenidos, se conforma una tabla de lugares potenciales, indicando el nombre, dirección, teléfono, número de lugares, costo y disponibilidad del equipo necesario (por ejemplo, proyector, pantalla, micrófono).
Paso 3
Llame a la base de datos resultante de lugares potenciales y aclare, si es posible, en los días deseados, el costo del alquiler, la disponibilidad de servicios adicionales (por ejemplo, organizar una mesa de buffet). Como resultado, elija un lugar y una fecha.
Paso 4
Desarrolle un estilo corporativo para la conferencia (símbolo, lema, colores, etc.) y decida los productos requeridos (cuadernos de marca, bolígrafos, invitaciones, camisetas, etc.). Solicite productos para el evento en empresas de souvenirs. También forme el programa planeado.
Paso 5
Envíe las invitaciones a los posibles participantes en papel membretado por correo electrónico o mediante una solución no estándar utilizando un servicio de mensajería / correo (por ejemplo, a una conferencia sobre floristería en forma de flor hecha de tela sobre un cartón de diseño).
Paso 6
Registro de participantes, detalles del programa, asistencia en el traslado y selección de alojamiento (si es necesario). Trabajando con subcontratistas para organizar una mesa de buffet, fotografía y más.
Paso 7
En la víspera del evento, verifique la preparación de la sala: equipo, recuerdos, organización de una mesa de buffet y más.
Paso 8
Durante el evento, es necesario coordinar el trabajo de los subcontratistas: promotores, servicios de catering, fotógrafos y más.
Paso 9
Después de la conferencia, envíe un correo electrónico con membrete de agradecimiento por su participación en el evento, puede solicitar comentarios.
