Una carta de servicio es una forma común de informar a terceros por correo. Se utiliza cuando es necesario tener una confirmación por escrito de la transferencia de información importante al socio o cuando es imposible utilizar otro tipo de comunicación. Este documento tiene muchas variedades, pero hay reglas generales que deben tenerse en cuenta al preparar dicha carta.
Necesario
Membrete con membrete
Instrucciones
Paso 1
Para comenzar, obtenga el membrete de su organización especialmente diseñado para estas cartas. Su principal diferencia con el membrete estándar es la presencia de datos postales junto con los datos bancarios. Si este no es el caso en su empresa, prepare su propia versión. Coloque aquí el logo e indique el nombre de la organización, datos bancarios, dirección postal, teléfonos, fax y correo electrónico para la comunicación.
Paso 2
En la esquina superior derecha, indique el destinatario de la carta (nombre de la empresa, dirección postal, cargo, nombre completo del titular). Si la carta está dirigida a varias organizaciones, sus direcciones se colocan una tras otra, pero no más de cuatro seguidas y sin especificar los líderes. Ahora vaya directamente al texto de la carta, ya que este documento no escribe su nombre (a diferencia de los actos, memorandos, etc.). En su lugar, puede indicar brevemente el tema de la carta, la esencia de su apelación: "sobre el pago atrasado", "sobre el cambio de los términos", etc.
Paso 3
El texto de la carta debe tener un estilo comercial. Exprese la esencia de la manera más breve y precisa posible para evitar confusiones al transmitir información importante. Una carta debería abordar un problema. No intente resolver todos los problemas entre usted y su pareja en una sola carta. Cada uno debe considerarse por separado, ya que puede haber diferentes artistas intérpretes o ejecutantes y, además, esto puede ser importante en caso de disputas que requieran una decisión judicial. En consecuencia, es mejor no mostrar el volumen de la carta más allá de una página.
Paso 4
Finalmente, enumere cualquier documento adicional en la sección de Apéndices. Deje un lugar para la firma del gerente y descifre su firma entre paréntesis (apellido, iniciales). Asegúrese de indicar el nombre completo del artista y el número de teléfono de la oficina para comunicarse. Firme el documento original con su supervisor y registre la carta con la secretaria de su organización como documento saliente.
