Por la mañana tenías que terminar rápidamente el trabajo de ayer. El jefe comprobó y en el último momento pidió arreglar algo. Luego hubo negociaciones importantes con el cliente, y la segunda mitad del día generalmente se pasó en interminables llamadas telefónicas y dando vueltas, incluso hubo que retrasar una hora. Dedique 10 minutos por la mañana a armar un plan de trabajo para el día, ¡y todo será más fácil!
Instrucciones
Paso 1
Comience con una priorización general. Seguro que tienes proyectos cada vez menos urgentes. Además, su experiencia probablemente pueda decirle cuáles de los proyectos consumen más tiempo y requieren más tiempo, y cuáles pueden realizarse con la suficiente rapidez. Naturalmente, resalte los primeros. Son los más significativos.
Paso 2
El trabajo en cualquier proyecto, por regla general, se realiza de acuerdo con un cierto algoritmo y consta de pasos. Sería bueno prescribir un algoritmo paso a paso, al menos aproximado, cuando aparezca cada nuevo proyecto.
Digamos:
1. preparar una lista de documentos a solicitar al cliente.
2. solicitar documentos al cliente.
3. analizar documentos.
4. organizar una nueva reunión y discutir problemas y soluciones.
5. preparar una conclusión.
Naturalmente, cada uno de estos pasos puede tardar más de un día en completarse. Por consiguiente, dicho paso debe dividirse en unidades más pequeñas. También deben incluirse en el plan diario. En general, su plan debe ser lo más específico posible, sin elementos como "finalmente abordar el proyecto NN".
Paso 3
Resalte los asuntos importantes y urgentes. Lo importante no siempre es urgente y viceversa. Tal selección ayudará a determinar con mayor precisión el tiempo dedicado a cada elemento de su plan y el intervalo en el que lo llevará a cabo (inmediatamente, antes del almuerzo, al final de la tarde, etc.).
Paso 4
Obviamente, es mejor comenzar haciendo cosas que sean urgentes e importantes para usted. Por ejemplo, alguna situación crítica, orden "ardiente". Entonces vale la pena pasar a asuntos simplemente importantes: desarrollar un nuevo concepto, desarrollar un borrador de acuerdo. Esto ya no es una solución a problemas concretos, sino el modelado de una situación, la planificación a largo plazo, es decir, todo lo que traerá resultados significativos en el futuro. Por lo general, toman la mayor parte del tiempo, ¡lo cual es bueno!
Paso 5
En cuanto a asuntos urgentes o no urgentes, pero no importantes, déjelos "para después", aunque suene extraño en relación con lo que parece urgente. Si el asunto es urgente, que se haga lo antes posible, pero no en detrimento de asuntos más importantes. Como muestra la práctica, se dedica mucho tiempo a algo que parece requerir una respuesta rápida (por ejemplo, correspondencia), pero que en general no importa.
Paso 6
Por supuesto, la situación que nos rodea cambia constantemente y no siempre podemos seguir nuestro plan. Sin embargo, el mismo hecho de la planificación diaria ayuda a formular las preguntas que nos importan y a establecer prioridades. Además, tener un plan reduce la posibilidad de olvidarse de cualquier negocio en medio del ajetreo.
