Una reunión de equipo puede ser una forma eficaz de analizar diversas situaciones laborales, incluidas situaciones de conflicto. Discute públicamente temas controvertidos y toma decisiones que son vinculantes para cada empleado. La reunión colectiva debería ir precedida de mucho trabajo preparatorio.
Instrucciones
Paso 1
Formule el tema principal de la reunión. Por regla general, se celebra una reunión colectiva sobre un tema de actualidad. Esto puede ser, por ejemplo, un análisis del trabajo de la organización durante el año o la transición a un horario laboral reducido.
Paso 2
Piense en su agenda. Sus puntos serán temas específicos que necesitan ser discutidos. Debe haber al menos dos y no más de cinco. Clasifique las preguntas en orden decreciente de importancia. Si el tema de la reunión es bastante amplio, coloque “Varios” como último punto de la agenda. Aquí puede desviarse un poco del tema principal y discutir pequeños problemas que son de interés para el equipo en este momento.
Paso 3
Prepara altavoces. Un empleado competente, cuya opinión se considera autorizada en el equipo, debe hablar sobre cada tema de la agenda de la reunión. Avísele sobre el próximo informe con una antelación de 1-2 semanas para que la persona pueda pensar tranquilamente en su mensaje. 2-3 días antes de la reunión, hable con cada orador, asegúrese de que el texto de su discurso esté listo y corresponda al tema enunciado.
Paso 4
Prepara la sala de reuniones. Es bueno si su organización tiene un salón de actos u otra sala de reuniones. De lo contrario, use la habitación más grande posible. El día de la reunión, deberá haber suficientes sillas instaladas y un proyector, computadora y micrófono conectados y configurados, si los hubiera. También puede organizar de antemano carpetas especiales para cada participante de la reunión con los documentos que se discutirán.
Paso 5
Notifique a todos los empleados la fecha, hora y lugar de la reunión. Utilice uno de los métodos tradicionales: publique información en un tablero de anuncios, envíe un correo electrónico, llame a los jefes de las divisiones estructurales, hable personalmente con cada empleado. Su elección dependerá de la tradición de la empresa y del número de empleados.
Paso 6
Registre a los asistentes antes de comenzar la reunión. Posteriormente adjuntará esta lista al protocolo. Asegúrese de comenzar la reunión a la hora programada y anunciada para los empleados. No espere a los que lleguen tarde, muestre la importancia y seriedad del evento.
Paso 7
Anuncie el tema principal de la reunión y los temas que se abordarán allí. Pídale al equipo que elija un presidente y un secretario para la reunión. Por regla general, el jefe de la organización o su adjunto se elige como presidente y el secretario o director de oficina como secretario. El presidente dirigirá la reunión, mantendrá el orden y seguirá las reglas. Las funciones del secretario incluyen llevar un protocolo detallado: grabar los discursos de los ponentes, preguntas, discusiones y propuestas.
Paso 8
Cíñete a la línea de tiempo establecida para hablar; de lo contrario, tu reunión corre el riesgo de prolongarse hasta la medianoche y nunca tomar ninguna decisión. Como regla general, los oradores principales tienen 15-20 minutos a su disposición, pero no más de 30. Los co-oradores sobre temas secundarios deben estar dentro de los 10-15 minutos. El discurso de un participante de la audiencia está limitado a 2-3 minutos. Puede responder una pregunta en no más de 5 minutos. Si se excede el tiempo, recuerde firmemente las reglas.
Paso 9
Una vez que se haya establecido la agenda de la reunión y todos hayan hecho un discurso, resuma brevemente la reunión. Si se han tomado decisiones importantes, su borrador debe leerse en voz alta a todos los presentes.
Paso 10
Dentro de los dos días posteriores a la reunión, debe preparar la versión final del acta y las decisiones tomadas. El acta debe ser acordada y firmada por el presidente de la reunión. Comunique las decisiones y los plazos para su implementación a la atención de todos los empleados que deben implementarlas.
