Muchas organizaciones tienen requisitos estrictos para organizar documentos y crear archivos. Es necesario garantizar la seguridad de los estuches y aislarlos de las miradas indiscretas. Cualquier empleado de la empresa debe poder flashear archivos y hacerlo de forma minuciosa y precisa.
Necesario
- - Descripción del trabajo
- - Punzón de papelería o máquina de encuadernación
- - Cordel o hilo fuerte
- - Aguja de coser
- - Pegamento de papelería
- - Papel blanco
- - Tijeras
- - Gobernante
- - Bolígrafo
- - Sello (lacre si es necesario)
Instrucciones
Paso 1
Necesita mostrar casos de acuerdo con la descripción de su trabajo. En cualquier caso, este trabajo en todas las empresas se realiza de acuerdo con principios generales. Primero, debe numerar cada documento en orden. Recuerde quitar todos los sujetapapeles, grapas de metal y imperdibles de los papeles.
Paso 2
Comience a coser el estuche para que las hojas se puedan leer libremente. Para hacer esto, haga cuatro agujeros verticales con un punzón de oficina en el centro del margen izquierdo de los documentos. La distancia entre los agujeros debe ser de al menos tres centímetros. Es conveniente utilizar una máquina de escritorio especial para unir y encuadernar documentos A-4. Con su ayuda, no será difícil crear las carpetas necesarias: puede perforar inmediatamente una pila de papel de hasta 10 cm de grosor.
Paso 3
Utilice una aguja de coser especial para atar documentos, así como hilo de banco o hilos de nailon resistentes. Como último recurso, puede doblar hilos ordinarios varias veces. Por lo general, los documentos se cosen dos veces seguidas para que las hojas se adhieran de manera más segura. Esto es especialmente importante si se está preparando el caso para un archivo eterno.
Paso 4
Deje los cabos sueltos en el hilo o cordel de unos 6 cm. Deberán tirar de ellos a través del orificio central en el lado equivocado del último documento y atarlos firmemente con un nudo.
Paso 5
Pegue el nudo y los extremos de los hilos con un círculo (de unos 4 cm de diámetro) o un cuadrado (4 por 5 cm) con pegamento de oficina. La figura debe cortarse en papel blanco grueso.
Paso 6
Coloque el sello de modo que se superponga parcialmente a la etiqueta de papel y un borde se superponga a la última hoja de la caja grapada. También puede llenar este lugar con lacre.
Paso 7
Espere hasta que el pegamento esté completamente seco. Luego, directamente debajo del sello, indique el número de hojas en el expediente y ponga la firma del funcionario. Agregue una carta de respaldo e indique la fecha del respaldo. También se archivan copias de documentos de varias hojas, mientras que es necesario poner un sello con firma, fecha y la inscripción "La copia es correcta".
Paso 8
Ate el estuche para almacenamiento temporal en un libro de bolsillo y los documentos para el archivo permanente en una tapa dura. Indique los plazos en el estuche cosido.
