El secretario organiza, distribuye y vela por las actividades del jefe. En primer lugar, es asistente en diversos temas organizativos. Dicho trabajo requiere un cambio rápido de un tipo de trabajo a otro.
El secretario tiene muchas responsabilidades, pero están unidas por un objetivo común: brindar al gerente la máxima asistencia en su trabajo y ahorrar tiempo. La secretaria necesita trabajar con documentación, teléfono, fax, recibir y distribuir llamadas, comunicarse con los visitantes, organizar reuniones, reuniones, viajes de negocios para la gestión.
Deberes del secretario
A menudo, en organizaciones pequeñas, al secretario también se le confían las funciones de secretario. Estos incluyen el mantenimiento y gestión de papeles oficiales, la preparación de documentos, la organización del tráfico y actividades con ellos, contabilidad y almacenamiento.
Si el volumen no es demasiado significativo, es responsabilidad del secretario. Si los volúmenes son muy grandes, se introduce el puesto de oficinista, que requiere educación especial. La principal actividad de la secretaria es trabajar con equipos y documentos de oficina. Se requiere cuidado y precisión.
El conocimiento de lenguas extranjeras se convierte en el punto predominante. Al compilar un currículum, es obligatorio indicar el nivel de competencia en ellos.
La educación no debe diferir necesariamente en una especialización específica. Sin embargo, una condición indispensable es su esencia, asociada a la capacidad de analizar datos, encontrar un acercamiento a las personas.
En las cualidades personales, no es superfluo mencionar la compostura, la organización y la sociabilidad. La secretaria es la cara de la empresa. El puesto es bastante responsable.
Las responsabilidades incluyen distribuir llamadas telefónicas, conocer a los visitantes. En general, se acepta considerar el trabajo de secretaría como la etapa inicial de una carrera profesional. Pero para tal trampolín, se requiere un nivel de educación bastante alto.
La aparición de la secretaria es la tarjeta de presentación de la empresa. Las responsabilidades pueden limitarse únicamente a servir café y atender llamadas, pero es probable que se amplíe a la forma de redactar documentos críticos y organizar actividades recreativas para la gerencia y su familia.
Por lo tanto, es importante indicar los logros en su currículum. Esto es obligatorio incluso si el lugar de trabajo anterior era un puesto de mensajería. Los informes de logros le dan al posible empleador la comprensión de que el solicitante de empleo es bueno para hacer un balance de su trabajo en el lugar de trabajo y la habilidad de resaltar los puntos clave de la experiencia.
Éxitos
Los logros son siempre indicativos, ya que los empleados proactivos y productivos son de interés para cualquier empleador. Es mejor indicar los logros con la ayuda de cifras o hechos específicos.
Basta mencionar algunos puntos clave, pero realmente significativos e importantes. Esto le permitirá resaltar lo principal sin sobrecargar la sección con una gran cantidad de información. Al enumerar los principales logros, se debe enfatizar qué beneficio o beneficio ha recibido la empresa.
Por ejemplo, al indicar el éxito, puede terminar la oración con una frase que indique que la implementación ha reducido los costos de la empresa en un cierto porcentaje. Es importante describir correctamente sus logros. No debe convertir su currículum en una apariencia de descripción de trabajo. Incluso si este documento se toma como base para describir la experiencia, tiene sentido revisar cuidadosamente toda la redacción.
A veces, los éxitos se describen en primera persona. Esta redacción está ligeramente en desacuerdo con el concepto general de currículum. Mejor abstenerse de usarlos. Más convenientes y justificadas son las opciones "se implementó", "se implementó la estrategia … que proporcionó …" y así sucesivamente.
Puede referirse a cualquiera de sus éxitos más significativos en la carta de presentación enviada con su currículum. Después de leer dicho mensaje, el empleador o gerente seguramente deseará familiarizarse con el documento adjunto.
Ejemplos y recomendaciones
Sus logros pueden incluso estar en el trabajo de rutina. Entre ellos se encuentran los más ganadores:
- aprobación exitosa de varios controles;
- aceleración del flujo de documentos en la empresa mediante la introducción y desarrollo de una base de datos electrónica junto con el departamento de programación;
- organización de una transición exitosa de una gran empresa de la versión 7.7 "1C: Enterprise" a la 8.3;
- aumentar la eficiencia del departamento de planificación mediante la introducción de la automatización de cálculos, lo que aseguró una reducción al doble de la plantilla de economistas.
Es importante describir lo que realmente se ha logrado. El éxito del jefe de contabilidad no debe atribuirse si sus responsabilidades no formaban parte de las funciones desempeñadas. Y en algunos casos, al cambiar el tipo de actividad, se hace necesario acercar las victorias a nuevas tareas de crecimiento profesional.
Los logros profesionales demuestran las tareas y metas realizadas en el curso de las actividades. Pueden ser consecuencia de la manifestación del conjunto necesario de cualidades. Para un líder, esto significa mucho.
Entonces, entre las opciones exitosas pueden aparecer:
- coordinar el trabajo de los altos directivos de la empresa;
- preparación de contratos, la documentación necesaria para la firma;
- recibir llamadas con su distribución;
- enviar, recibir y registrar correspondencia;
- reunión y coordinación de invitados;
- asistencia y organización de eventos corporativos;
- Apoyo en viajes;
- apoyo administrativo del jefe;
- proporcionando todo lo necesario para su pleno funcionamiento;
- coordinación de las actividades de limpieza y mensajería;
- resistencia al estrés y ausencia de conflictos, excelentes habilidades de comunicación;
- apariencia elegante y agradable;
- habilidades en el uso de equipo de oficina;
- capacidad para trabajar con información confidencial;
- posesión de PC, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook y otros programas informáticos para trabajar con correo electrónico, "Consultant Plus", Lotus a nivel de usuario avanzado.
Los ejemplos de currículum vitae exitosos incluyen aquellos que identifican y realizan responsabilidades. También tiene sentido informar al empleador potencial sobre las razones por las cuales el empleo oficial no tuvo lugar antes.
Importancia de indicar los logros
Una variante de la indicación exitosa de las cualidades necesarias a la luz de los requisitos para el solicitante puede ser la siguiente:
- organización de la vida de la oficina: pedido de agua, café, material de oficina, organización de la reparación de equipos de oficina, limpieza;
- traducción de documentación, incluida la técnica;
- trabajar con equipo de oficina;
- asesorar a los clientes sobre los servicios de la empresa;
- organización de reuniones de invitados VIP;
- proporcionando un entorno de trabajo agradable y confortable.
Tiene sentido indicar razones reales como razones para dejar el lugar de trabajo anterior. Por ejemplo, trabajar sin registro oficial, bajo contrato de trabajo civil. Se debe adjuntar el documento correspondiente.
Se permiten las siguientes opciones: al considerar propuestas, cualquier razón objetiva no condujo al empleo;
- la gran lejanía del lugar de trabajo futuro del lugar de residencia (es inconveniente llegar allí);
- inconsistencia de los deberes declarados en el anuncio;
- condiciones de pago opacas;
- incumplimiento de la CT;
- reentrenamiento, sabático, circunstancias familiares.
En la lista de habilidades y habilidades profesionales, se indican aquellas que contribuyen a los logros. Esto puede ser responder llamadas, registrarlas con informar al gerente, elaborar un plan de trabajo para el jefe, ejecutar asignaciones, redactar notas de servicio, trabajar con cualquier documento.
Es muy bueno mencionar la experiencia de emitir órdenes a los empleados del gerente y monitorear su ejecución, encontrar contratistas para tareas individuales, proporcionar al lugar de trabajo del gerente los medios necesarios en forma de suministros de oficina, equipos, facilitando la pronta consideración de las solicitudes. y propuestas de los empleados, mantenimiento de un archivo de archivos y documentos, velando por su seguridad, traslado al archivo, organización de viajes de negocios para el jefe, pedidos de boletos aéreos y ferroviarios, reserva de hoteles.
El logro profesional en un currículum es una parte importante de él. Nunca debe descuidarlo cuando redacte un currículum usted mismo y espere causar una impresión favorable en el empleador. Desde la experiencia laboral destacan realmente sus méritos, participación en proyectos, ejecución de cualquier tarea, formación avanzada. Cualquier logro se puede destacar en cualquier campo de actividad.
No tenga vergüenza de felicitarse un poco. Esto ayudará a que el currículum sea interesante para el empleador. Entonces la invitación a una entrevista no le hará esperar.
