Se escribe una carta al cliente si es imposible cumplir con las obligaciones de su organización, si no ha transferido dinero por los productos entregados y si es necesario informarle sobre la nueva gama.
Instrucciones
Paso 1
Comience su carta preguntando a alguien que represente a la organización del cliente. En esta parte de la carta, son apropiadas expresiones de cortesía como "Estimado Ivan Andreevich", "Señor Remizov". Si la empresa cliente no tiene una persona específica con quien se haya establecido relaciones, contacte con "Estimados señores".
Paso 2
Preséntese con el nombre de su organización. Utilice frases estándar, por ejemplo, "MontazhSpetsStroy LLC desea expresarle nuestro respeto y desearle prosperidad a su organización". Esto le permitirá orientar a su cliente, leyendo el texto principal, él no se preguntará quién es el destinatario de la carta.
Paso 3
Formule el motivo de la carta. De esto depende la forma de redacción y el contenido del mensaje. La razón más común para escribir cartas a un cliente es la falta de pago de los bienes entregados o de los servicios prestados. En este caso, consulte la cláusula correspondiente del acuerdo, indique que el cliente es responsable de pagar la factura dentro de un plazo específico. Si esta no es su primera carta sobre este tema, apele a la responsabilidad del cliente por incumplimiento de las obligaciones prescritas en la cláusula X del contrato de suministro. Tenga en cuenta que en caso de impago de facturas, deberá acudir a los tribunales.
Paso 4
Pedir disculpas al cliente si el motivo de la redacción de la carta fue la imposibilidad de entregarle la mercancía dentro de los términos especificados en el contrato. No intente explicar las razones por las que le falta el tiempo de entrega, el cliente no está interesado en esto, es mejor informarle sobre cuánto tiempo su organización podrá cumplir con sus obligaciones bajo el contrato. Al final de la carta, utilice las frases "Gracias por su comprensión", "Esperamos una mayor cooperación".
Paso 5
Informe al cliente sobre la nueva línea de productos que ofrece su empresa, si su socio no conoce el surtido modificado. En dicha carta, es deseable indicar qué descuentos recibirá el cliente al redactar nuevos contratos de suministro como cliente habitual.
Paso 6
Suscríbete al final de la carta. Deje su información de contacto para que el cliente sepa cómo contactar con su organización. Deseamos todo lo mejor para la organización y la persona que la representa.
