Los documentos adjuntos se redactan para confirmar el envío de la cantidad de documentos, mercancías y otros valores materiales indicados en ellos. Además, los documentos adjuntos relacionados con el transporte de mercancías pueden contener otra información.
Carta de envio
Los documentos oficiales transmitidos casi siempre van acompañados de una carta de presentación. Contiene los datos del remitente, el destinatario, una descripción de los documentos y materiales a enviar. También es recomendable anotar en cuántas hojas consta el documento enviado. La carta de presentación se redacta como un documento separado en dos hojas, una de las cuales permanece con el remitente. En las organizaciones, el número de salida y la fecha están estampados en las cartas de presentación. Estas medidas son necesarias para garantizar que el destinatario reciba todos los documentos con total seguridad. También es, hasta cierto punto, el seguro del remitente.
Documentos de acompañamiento para el transporte de mercancías
Al realizar el transporte, los documentos de envío sirven como documentos de acompañamiento, así como un contrato de transporte por escrito. Se presentan en forma de carta de porte ferroviaria para el transporte por ferrocarril, carta de porte para el transporte aéreo, carta de porte para el transporte por carretera y conocimiento de embarque para el transporte marítimo.
La información necesaria sobre la carga (su nombre, cantidad, método para determinar el peso, etc.), el remitente, el destinatario, la distancia de transporte y su valor se ingresan en la guía de porte. Es el principal documento de transporte y determina la relación entre el remitente, el transportista y el destinatario.
El conocimiento de embarque es también una garantía que confirma el derecho de su titular a disponer de la carga especificada en el conocimiento de embarque y recibir la carga después de su transporte. Sobre la base del documento de envío, el transportista elabora un conocimiento de embarque, en el que el remitente indica el nombre del remitente y el destinatario, la información necesaria sobre la carga enviada, la cantidad de transporte (flete). Por la inexactitud de la información y todas las consecuencias asociadas con ella, el remitente de la carga es responsable ante el transportista.
El conocimiento de embarque confirma la aceptación de la mercancía para su transporte y la acompaña durante todo el recorrido. Además, el transportista lo transfiere junto con las mercancías al destinatario.
Un conocimiento de embarque en todos los tipos de transporte, a excepción del ferrocarril, se redacta en tres o más copias para que cada parte tenga una copia del conocimiento de embarque en caso de disputas.
El consignador de la carga debe proporcionar al transportista, además del conocimiento de embarque, también todos los documentos que se requieren para las normas sanitarias, aduaneras, cuarentenarias y demás.
