El trabajo de oficina es una parte importante de las actividades de cualquier empresa, lo que le permite mantener registros de todos los documentos administrativos y comerciales. Un empleado o una unidad completa, cuyas tareas incluyen el trabajo de oficina, existe en cada empresa, independientemente de su forma de propiedad. El trabajo de oficina entregado de manera competente es una garantía de un trabajo bien coordinado de toda la empresa y su pronta respuesta a los cambios en las condiciones comerciales y del mercado.
¿Para qué sirve el trabajo de oficina?
Tarde o temprano, luego del inicio de las actividades, cualquier empresa se enfrenta a la necesidad de organizar el trabajo con documentos, que son la herramienta básica de gestión, ya que es con su ayuda que se lleva a cabo la transferencia de lineamientos y se comunican las decisiones de gestión. a un ejecutante específico. El sistema de trabajo de oficina en la empresa está diseñado para garantizar la estandarización y uniformidad de la documentación, organizar su contabilidad y almacenamiento para facilitar el trabajo con documentos comerciales. Las funciones del sistema de trabajo de oficina incluyen:
- organización competente del flujo de trabajo, asegurando la rápida transferencia de documentos a lo largo de la ruta más corta con un mínimo consumo de tiempo, lo que le permite controlar el paso de cualquier documento y su ejecución a su debido tiempo;
- un sistema automatizado para el registro y contabilidad de toda la documentación entrante, saliente e interna;
- archivo de documentos, lo que permite sistematizarlos según criterios formales y plasmarlos en casos;
- creación de una nomenclatura de casos - un sistema de códigos según listas de encabezamientos de casos, facilitando su sistematización y determinando los períodos de almacenamiento de archivos establecidos por la normativa legislativa o de la industria.
Si se implementan todas estas funciones de trabajo con flujo de documentos en la empresa, podemos decir que el sistema de trabajo de oficina está depurado y funciona según sea necesario.
Aspectos organizativos y legales
Cualquier documento que contenga los detalles de la empresa se considera un documento comercial y, por lo tanto, se determinan las consecuencias legales para él, es decir, este documento ya puede ser presentado ante los tribunales a la hora de resolver conflictos y contradicciones que hayan surgido. Por lo tanto, la realización del trabajo de oficina debe llevarse a cabo sobre la base de documentos reglamentarios: instrucciones especialmente desarrolladas, verificadas por el servicio legal y aprobadas por el jefe de la empresa. Esta instrucción no es solo un manual, sino también un documento de obligado cumplimiento, por lo que todas las personas interesadas deben estar familiarizadas con ella contra firma.
Los formularios de documentos, de acuerdo con los cuales la empresa lleva a cabo sus actividades, deben estar estandarizados. La composición de los detalles que deben indicarse en los formularios se determina de acuerdo con GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para trámites . La misma norma también establece requisitos para el diseño de documentación comercial y administrativa.
