El registro de documentos es un proceso que se expresa en la fijación de credenciales sobre un documento específico cuando se envía, recibe o crea. Actualmente, se utilizan formularios de registro de documentos de diario, tarjeta y automatizados.
El registro interno de documentos es parte integral de las actividades de cualquier organismo estatal o municipal, institución, organización comercial o empresario individual. En la práctica, este proceso se reduce a fijar información básica sobre el documento en un formato especial que se utiliza para el registro interno.
En este caso, no solo los documentos entrantes y salientes suelen estar sujetos a registro interno, sino también los documentos creados en la propia organización (por ejemplo, contratos con contrapartes). Las responsabilidades de registrar documentos a menudo se asignan a una secretaria o empleado; en las grandes organizaciones, se crean departamentos completos para optimizar este proceso.
¿Cuáles son las formas de registro interno de documentos?
La forma más común de registro interno de documentos sigue siendo el registro de revistas. En este caso, la información sobre los documentos se ingresa en un diario especial, dividido en varias columnas. Asegúrese de ingresar datos sobre la fecha de recepción, envío o creación del documento, se registra su número de registro, nombre y su breve descripción.
Un formulario alternativo es el registro de documentos con tarjeta, en el que la información sobre cada documento se ingresa en una tarjeta separada, cuyas reglas para completar se aprueban con anticipación. Finalmente, se considera que la forma más progresiva es el registro automático de documentos, lo que minimiza el papeleo.
¿Cuál es la forma más conveniente para la organización?
La forma de diario de registro interno de documentos se puede utilizar eficazmente en organizaciones pequeñas, donde un especialista es responsable de la implementación de los procedimientos relevantes. La desventaja de este formulario es que no es posible que varios empleados trabajen simultáneamente en el registro de documentos, por lo que no es adecuado para grandes empresas. Además, en presencia de varias revistas de registro de documentos (por ejemplo, en diferentes departamentos), a menudo surge confusión con sus datos de registro.
Estas desventajas se superan mediante el uso del formulario de tarjeta de registro interno, que le permite registrar información de manera rápida y eficiente sobre cualquier número de documentos. Si el objetivo de la empresa es minimizar el papeleo, se recomienda utilizar un formulario de registro interno automatizado, que requerirá un software especializado.
