La mayoría de las organizaciones tienen documentos almacenados durante décadas. Para evitar que sus valores se pierdan o arruguen, archívelos en carpetas de plástico o cartón duro. Antes de hacer esto, asegúrese de asignar su propio número a cada contrato. Esto hará que sea más fácil encontrarlo cuando sea necesario.
Instrucciones
Paso 1
Para encontrar fácilmente el contrato adecuado, haga un libro de contabilidad. Tome un cuaderno grueso y cuadrado. Numere la primera hoja. Déle un número a la seguridad y anótelo en este diario. El número solo puede constar de números, por ejemplo 345. O tener letras: 123-ID. Además, ingrese la fecha en la que se celebró el contrato. La línea en el diario debe verse así: 1. Contrato No. 345-Id con fecha 2011-03-23. En las notas, indique la esencia de la transacción, si así lo requiere el estilo corporativo de documentación.
Paso 2
Cuando haya más de una entidad legal en la organización, prepare su propio diario de contratos para cada una. Utilice símbolos convencionales para la designación. Por ejemplo, anote los documentos de LLC "Three Bears" como 456-TM. Y marque los contratos de OJSC "Lobo y Caperucita Roja" 876-VKSH. Los números deben ir en los cuadernos en orden para que no haya confusión.
Paso 3
Incluso si cada división de la empresa se dedica a la ejecución y aprobación de documentos, debe haber un libro de contabilidad de contratos. De lo contrario, se repetirá el número de documentos, lo que provocará discordia en las actividades de la empresa. Indique a la secretaria o al gerente de la oficina que lleve este diario. No entregue a los empleados un sello o firma con el director ejecutivo hasta que se le haya asignado un número de identificación.
