Al redactar órdenes de personal, es necesario prestar mucha atención a su significado legal. Para ser legalmente vinculantes, deben contener una serie de detalles necesarios, incluido el índice de registro o, en otras palabras, el número de documento. Las reglas para registrar pedidos están determinadas por el documento local de la institución, pero también hay reglas generales.
Instrucciones
Paso 1
El número de secuencia de la orden de personal es también su número de registro (índice). La numeración de todos los pedidos (pedidos) de personal debe mantenerse durante el año de oficina por separado para cada grupo de documentos administrativos en formularios de registro especiales.
El año comercial suele coincidir con el año calendario (del 1 de enero al 31 de diciembre). Pero hay excepciones, por ejemplo, instituciones de cultura, educación, etc., en las que el año de oficina comienza el 1 de septiembre.
Paso 2
Para empezar, diferencie todos los pedidos en grupos separados. Divida los papeles según su vida útil en documentos de almacenamiento a largo plazo y documentos de almacenamiento a corto plazo.
En organizaciones grandes con una gran cantidad de empleados, por conveniencia, seleccione varios grupos sobre un tema homogéneo dentro del conjunto de pedidos con el mismo período de almacenamiento.
Por ejemplo, los documentos para el almacenamiento a largo plazo se pueden dividir en grupos: órdenes de admisión, órdenes de despido, órdenes de transferencia. Y los papeles de almacenaje a corto plazo se pueden diferenciar en series: pedidos para vacaciones, pedidos para viajes de negocios.
En organizaciones con una gran cantidad de personal, a veces es necesario desarrollar designaciones de órdenes con letras para cada categoría de personal.
Paso 3
Además, registre cada uno de estos grupos de pedidos de personal en formularios especiales. Como formulario de registro, puede utilizar un diario, tarjetas de registro y control o un sistema de gestión de documentos electrónicos. Cada una de estas formas tiene ventajas y desventajas.
Las tarjetas de registro y control y los archivadores electrónicos, que generalmente se duplican, son más convenientes para organizar y buscar. Los registros brindan más seguridad a la información.
Los formularios de registro no tienen un estándar estricto, pero generalmente contienen la siguiente información:
- la fecha;
- número de serie del pedido;
- quién firmó (cargo, apellido);
- un resumen del pedido;
- base
- intérprete.
Paso 4
Ahora, para numerar los pedidos por fotograma, solo necesita buscar en el diario correspondiente y asignar el siguiente índice al documento.
