Una empresa de cualquier forma de propiedad tiene su propio flujo de trabajo en forma de un conjunto de documentos de varios tipos, sistematizados de acuerdo con un cierto principio. Un memorando requiere especial atención al redactarlo.
Que es un memo
El documento comercial en forma de memorando es informativo y de carácter recomendatorio. Se proporciona al superior inmediato o al jefe de la organización. La nota se puede redactar siguiendo las instrucciones de la dirección y por iniciativa del empleado.
El documento consta de hechos específicos en relación con un tema específico. En la mayoría de los casos, la nota es la opinión subjetiva del empleado, que se establece por escrito. A veces, a la luz de los eventos que tienen lugar en la empresa, es extremadamente importante que el gerente conozca las opiniones de los subordinados para poder ajustar sus acciones futuras. Los empleados deben redactar por sí solos una respuesta detallada, complementada con sus propias ideas y recomendaciones.
En cuanto al tema de los informes, puede ser diferente: desde una provisión única de información hasta informes periódicos. A diferencia de las notas explicativas y de servicio, la nota se puede utilizar dentro de la empresa o desempeñar el papel de un documento de informe para una autoridad superior.
Motivo de la redacción del documento
Se redacta un memorando como resultado de un proceso fuera de control, que puede dañar a la empresa. Es entonces cuando el empleado puede igualmente llevar toda la información a la atención de los superiores. Por ejemplo, puede ser el absentismo múltiple de una persona responsable o la falta de atención al cumplimiento de los objetivos planificados, lo que, por supuesto, puede afectar negativamente el desempeño de toda la empresa. En general, el documento pretende convertirse en una señal para un cambio en la política interna, que actualmente está siendo implementada por la dirección.
Cómo redactar correctamente una nota
Por lo general, un documento consta de varias partes. Primero, es necesario formular claramente la razón que motivó la redacción del memorando. Describe la situación específica y enumera los hechos. Entonces se recomienda con bastante lucidez que exprese su propia opinión sobre lo que está sucediendo. Al mismo tiempo, es necesario analizar la situación desde todos los lados y ofrecer su propia solución al problema.
Toda la información debe presentarse de manera suficientemente sucinta, respetando el tema de lo sucedido. La distorsión de la realidad y la expresión de conjeturas que no estén respaldadas por una base empírica es inaceptable.
El documento se coloca en una hoja de formato A4 con la indicación obligatoria en la esquina superior izquierda del nombre de la unidad. En la parte superior derecha, debe colocar información sobre el destinatario de la nota. Ligeramente debajo, desde una línea roja, el nombre del documento y su número, así como el lugar de compilación, están escritos en letras grandes.
Luego, la información se presenta de forma bastante libre, que está respaldada por la firma del empleado que preparó el documento.
Antes de enviar la nota, se recomienda verificar cuidadosamente la realidad de todas las circunstancias anteriores.
