Al concluir un contrato, es muy importante proteger a su empresa tanto como sea posible de todos los riesgos posibles. Para ello, se verifica a la contraparte en sitios especializados por la presencia de deudas tributarias, participación en tribunales arbitrales, presencia de reclamos de sus socios, compradores o clientes. Asegúrese de solicitar el siguiente paquete de documentos.
Documentos requeridos
Cualquier sociedad de responsabilidad limitada o sociedad anónima tiene un estatuto, que no es un secreto comercial y le permitirá conocer los objetivos y tipos de actividades, el tamaño del capital autorizado, los nombres de los fundadores y otra información útil. Para protegerse completamente de los riesgos en el marco de una relación a largo plazo, es mejor solicitar copias de los documentos solicitados con el sello y firma del gerente. La última página debe estar sellada por la autoridad fiscal.
También se requieren copias del OGRN (certificado de registro estatal) y TIN (registro de impuestos). Si un socio potencial está interesado en una cooperación seria, también proporcionará un extracto nuevo del Registro Estatal Unificado de Entidades Legales, el original o una copia certificada. Dicho documento se puede firmar tanto con la firma manuscrita de un funcionario autorizado en combinación con el sello del departamento como con una firma electrónica mejorada; de acuerdo con la Ley No. 63-FZ, son equivalentes.
Si la empresa no está familiarizada, vale la pena solicitar información sobre el número promedio de empleados, copias de licencias para varios tipos de actividades, certificados de propiedad o un contrato de arrendamiento de locales, documentos para equipos, pasaportes de vehículos.
Documentos solicitados durante la auditoría por las autoridades fiscales
Para protegerse completamente durante una auditoría fiscal, es importante asegurarse de que todas las contrapartes estén "limpias". Antes de concluir un convenio, así como trimestralmente, se debe solicitar copia certificada de la declaración de IVA con una marca en la entrega a la autoridad tributaria, información sobre el estado de los pagos de impuestos y tasas. También es importante aclarar inicialmente, y es mejor obtener una carta oficial sobre el sistema tributario aplicado.
Saber si una contraparte paga el impuesto al valor agregado es necesario saberlo no solo para estar seguro de su honestidad ante la ley. Si la empresa de transporte, proveedor o contratista no paga el IVA a tiempo, su pago se puede cobrar al consumidor de servicios o al comprador, y es bastante difícil discutir con las autoridades fiscales en este caso.
Qué buscar al concluir un contrato
Para evitar que el proveedor, contratista o empresa de transporte pueda rescindir los términos del contrato en una disputa, es importante asegurarse de que todas las firmas hayan sido proporcionadas por personas autorizadas. A menudo, los gerentes o contadores firman un contrato, especificaciones, solicitudes, poderes, UPD, facturas, actos de trabajo realizados y otros documentos. Si llega a los tribunales, la gerencia simplemente se encoge de hombros y se libera de cualquier responsabilidad por las actividades de sus empleados, incluso si en ese momento todavía están trabajando en la organización.
Un control cuidadoso de las firmas en los documentos ayudará a evitar esta situación. Con anticipación, es necesario solicitar copias certificadas de las decisiones (actas) sobre el nombramiento de un gerente, una orden sobre el nombramiento o contratación de un jefe de contabilidad. Si el líder tiene derecho a firmar por él, entonces la orden correspondiente. De ser necesario, obtener poderes de las personas autorizadas para firmar los documentos solicitados en nombre de la empresa.
