La cooperación con socios extranjeros ya se ha convertido en la norma para las empresas rusas. Por lo tanto, el intercambio de delegaciones, que es parte del proceso de trabajo, también es un hecho bastante común. Pero si aloja a sus socios extranjeros o rusos en la empresa por primera vez, debe tener en cuenta varios matices para que no interfieran con el establecimiento de contactos comerciales y estropeen la impresión de la reunión.
Instrucciones
Paso 1
Se debe enviar una invitación para reunirse lo antes posible, incluso si se ha llegado a un acuerdo preliminar. Esta es una señal de que valora mucho el tiempo de sus socios y respeta sus ocupaciones.
Paso 2
Cuando se reciba la confirmación, especifique el número de miembros de la delegación que llega. Es mejor si le dan una lista de invitados con una indicación de la posición y direcciones supervisadas. Seleccione la composición de su delegación de acuerdo con esta lista, en términos de número debe ser aproximadamente la misma que la delegación de invitados. Discuta con los invitados qué idioma prefieren para comunicarse y encárguese de un intérprete, incluso si los invitados van a venir con su propio intérprete.
Paso 3
Conozca el área de responsabilidad y competencia de cada uno de sus invitados. Los socios extranjeros, por regla general, son muy estrictos en el mantenimiento de la cadena de mando oficial, por lo que debe tener una idea clara de los temas que este o aquel invitado está autorizado a discutir.
Paso 4
Prepare y acuerde una lista de temas que necesitará discutir. Reúna todos los materiales y documentos que pueda necesitar. Decida qué documentos se firmarán como resultado de las negociaciones y discuta de qué modo se llevarán a cabo: duración, pausas.
Paso 5
Elija una sala cómoda según la cantidad de personas que asistan a la reunión. Cada uno de ellos debe tener un lugar donde pueda acomodarse cómodamente, porque entre descansos tendrás que sentarte durante varias horas. Asegúrese de que durante la reunión se sirva té, café, galletas, vasos y agua mineral en las mesas. Si a nadie le importa, no olvide poner los ceniceros.
Paso 6
Solicite a sus invitados su consentimiento para la grabación de audio de la reunión, no se puede realizar sin permiso. Siéntese a los invitados frente a la puerta de entrada, este matiz psicológico les permitirá no sentirse estresados. Pida no distraerse con llamadas telefónicas externas durante las negociaciones. Prepare diarios y bolígrafos para los invitados.
Paso 7
No obligue a los invitados a buscarlo cuando lleguen al punto de encuentro. Alguien debe recibirlos en el vestíbulo del edificio y acompañarlos a la sala donde se llevarán a cabo las negociaciones.
