Las reglas de etiqueta comercial requieren no dejar sin respuesta las cartas recibidas de colegas y socios. Un papel especial en la correspondencia oficial pertenece a la carta de confirmación. Este documento fija acuerdos preliminares, los hechos de recibir y transmitir cualquier información, el deseo de participar en un evento en particular, etc. Hay frases clave bien establecidas para cada tipo de carta de confirmación.
Instrucciones
Paso 1
Prepare un formulario A4 estándar para escribir una carta de confirmación. En la esquina superior izquierda, asegúrese de colocar información sobre su organización: nombre completo, dirección legal con código postal, números de contacto, número de registro estatal principal (OGRN) y otra información. En la esquina superior derecha, indique los datos del destinatario: nombre de la organización receptora, cargo, apellido e iniciales de la persona a quien se envía la carta de confirmación, dirección postal completa.
Paso 2
Formule el título de su correo electrónico. Esto hará que sea más fácil para el destinatario identificarlo y facilitar su organización en los archivos de su organización. El título debe ser breve e informativo, por ejemplo: “Al recibir un contrato de suministro de LLC“NNN”o“Al confirmar la asistencia al seminario 02.02.2002”. Escriba el encabezado de la izquierda debajo de los detalles de su organización.
Paso 3
Salga 2-3 líneas del encabezado y escriba un mensaje al destinatario. Utilice la forma estándar de dirección oficial para socios comerciales: "¡Estimado Ivan Ivanovich!" o "¡Estimado Sr. Ivanov!"
Paso 4
En la parte principal de la carta de confirmación, describa brevemente el hecho de que su organización recibió documentos, bienes y servicios del destinatario. La redacción debe ser lacónica y no exceder de 1 a 2 frases: "AAA LLC confirma la recepción de 2 (dos) copias del contrato de suministro con fecha 12.02.2011 No. 34".
Paso 5
Si la carta confirma los acuerdos alcanzados anteriormente, debe describir brevemente su esencia. Por ejemplo, se llevó a cabo una conversación entre los directores generales de las empresas, en la cual expresaron su intención de cooperación mutuamente beneficiosa, lograda durante las negociaciones del 29 de enero de 2010. Favor de enviar los documentos requeridos para concluir un acuerdo”.
Paso 6
Termine la carta de confirmación con una frase que exprese gratitud y esperanza por una cooperación a largo plazo. Si es necesario, también puede solicitar información o documentos adicionales al final de la carta: "Confirmamos nuestra participación en el seminario sobre problemas ambientales del 23 de mayo de 2008. Por favor, envíe el cuestionario del participante a nuestra dirección".
Paso 7
Imprime la carta por duplicado y firma con el responsable de la organización. Enviará una copia al destinatario por correo, la segunda, la guardará en su propio archivo para su almacenamiento.
