Una nota analítica es un tipo especial de documentación de servicio. Su principal objetivo es llamar la atención del gerente sobre un problema específico. Contiene propuestas para superar la situación de crisis, enumera las principales direcciones y etapas de actividad. Una nota de política no debe confundirse con un informe analítico. El primero esboza las perspectivas de desarrollo de los eventos, el segundo evalúa los resultados de las medidas tomadas. Cada organización tiene sus propios requisitos para la preparación de documentos internos. Sin embargo, cualquier nota analítica contiene partes tales como introducción, parte principal, conclusión, apéndices.
Instrucciones
Paso 1
Introducción
En esta parte del resumen de políticas, debe señalar la importancia del problema con el que se está comunicando con su gerente. Indique claramente los motivos de su preocupación, evalúe el daño recibido por la organización. Enumere las fuentes de información y los métodos de análisis que utilizó. Establece plazos para resolver el problema.
Por ejemplo, supongamos que es el jefe de espacio publicitario de una revista. Durante los últimos tres meses, el volumen de publicidad vendida ha ido disminuyendo gradualmente, aunque sus empleados están trabajando con diligencia. Entiende cuál es la razón, pero no puede resolver la situación por su cuenta.
En la introducción de la nota analítica, escriba que encontró una disminución en las ventas, realizó un análisis de la situación (verificó los planes e informes del departamento, habló con cada empleado, organizó una reunión interna), elaboró ideas específicas, que lo envía al gerente para su aprobación.
Paso 2
Parte principal
Aquí debe considerar todos los aspectos del problema con el mayor detalle posible y proponer una solución para cada uno de ellos.
Resalte las subsecciones en el texto por el número de oraciones, encabezándolas de manera breve pero clara. En cada uno, primero exponga el lado negativo, luego la esencia real de los cambios, así como los costos materiales y técnicos estimados y la distribución de responsabilidades entre los empleados.
Organizar oraciones en orden decreciente de importancia o en orden cronológico.
Proporcione tantos detalles como sea posible. Esto le mostrará un alto grado de propiedad de la situación y la elaboración del problema. Enumere los argumentos y los cálculos de apoyo. Aquí también puede hacer referencia a la experiencia positiva conocida en esta área.
Para aumentar la objetividad de la nota analítica, proporcione datos (información, información) obtenidos de otras divisiones estructurales de la organización.
En el ejemplo anterior, el cuerpo principal del Policy Brief podría incluir una propuesta para un nuevo título de tema, "Electrodomésticos". Para esta categoría, se encontrarán anunciantes durante un período prolongado. Está previsto involucrar a los periodistas internos en la creación de textos publicitarios e informativos.
También se puede hacer una propuesta para asignar un automóvil de la empresa a los empleados del departamento para visitar las oficinas remotas de los clientes, lo que reducirá la pérdida de tiempo de trabajo y los costos de viaje. Esta tesis debe ser confirmada por los cálculos obtenidos en el departamento de contabilidad.
Paso 3
Conclusión
Indique los principales hallazgos para cada subsección del cuerpo principal. Sin embargo, trate de evitar repeticiones directas del texto principal. Al mismo tiempo, asegúrese de que las oraciones que no están indicadas en la parte principal no aparezcan repentinamente en el texto de la conclusión.
Sea conciso pero persuasivo. Una conclusión no puede contradecir a otra. Y todos ellos deben ser lógicos y contener un pronóstico positivo para el futuro cercano.
La parte final del ejemplo ya considerado contendrá una conclusión sobre el impacto de la nueva categoría en el aumento de las ventas de publicidad. Las cifras de pronóstico pueden verse así: se planea atraer a 5 anunciantes durante un período de 6 meses con un presupuesto de 50 mil rublos.
Paso 4
Aplicaciones
Los materiales adicionales recopilados en una sección especial aumentarán la confiabilidad de sus declaraciones, ilustran la información proporcionada. Puede colocar tablas, gráficos, diagramas y otro material visual en la aplicación.
