Una copia notariada tiene la fuerza legal del original, pero no siempre. Por ejemplo, muchas instituciones ni siquiera aceptarán una copia del pasaporte y el poder, porque no pueden reemplazar el original. Y no todas las copias pueden ser certificadas por un notario.
Cualquier persona puede certificar una copia ante notario si tiene cédula de identidad (pasaporte u otro documento). Un individuo y una entidad legal pueden solicitar, sin embargo, los requisitos para las copias que desean certificar son diferentes.
Una copia de un documento de una persona debe contener los datos del pasaporte y la dirección en el lugar de registro.
Una copia de los documentos de una persona jurídica debe contener todos los detalles necesarios: número, fecha, sello, firma de un funcionario, etc.
La copia será certificada por notario solo si el cliente tiene el documento original. Además, si el original contiene correcciones (posdatas, tachaduras), se rechazará la certificación.
Para saber si una copia de un documento específico será legalmente vinculante, debe consultar con un abogado y un notario con anticipación, describiendo la situación en la que el cliente desea utilizar la copia. Muchos cambios en la situación: por ejemplo, en la corte, incluso una copia notariada como prueba puede no ser suficiente. O tal vez suficiente, depende del caso que se esté considerando. Hay demasiados matices en tales asuntos y no puede prescindir de la ayuda de un abogado.
Sin embargo, es necesario saber qué documentos tiene derecho a certificar un notario y cuáles no.
Que se puede asegurar
Las copias sin un sello notarial a menudo se consideran inválidas. Afortunadamente, la lista de documentos cuyas copias están sujetas a certificación es amplia. Éstas incluyen:
- documentos personales que confirman actos de estado civil: estos son certificados de nacimiento, matrimonio, divorcio, defunción;
- documentos de identidad: el mismo pasaporte;
- recibos y pagarés;
- documentos de personas jurídicas: estatutos, licencias, certificados, certificados de registro, documentos financieros, etc.;
- documentos que necesitan protección de derechos de autor: manuscritos, diplomas o trabajos finales, trabajos científicos;
- historial de empleo;
- decisiones judiciales;
- contratos de donación y venta;
- certificados, recibos;
- contratos matrimoniales.
De hecho, la lista es muy larga y la mayoría de los documentos serán certificados por un notario. Solo necesita averiguar si esta copia será válida como el original en el archivo del cliente.
Lo que no se puede asegurar
El notario se negará a certificar una copia del documento si:
- hay correcciones aproximadas en el original;
- el original fue escrito con un lápiz o algo que sea fácil de borrar;
- en el original, no todo el texto del documento o parte de él está escrito de manera ilegible;
- el original está físicamente dañado;
- las páginas originales no están encuadernadas, no contienen números de serie;
- el original no fue legalizado.
