La oferta comercial, la descripción de servicios y las oportunidades de cooperación sigue siendo una herramienta publicitaria popular a la hora de comunicarse con socios potenciales. La cooperación con una empresa significa el rechazo para todos los demás, y es importante escribir una carta correctamente para no perder contactos prometedores.
¿Por qué se rechaza la oferta?
Como regla general, una oferta comercial es la primera etapa de las negociaciones: el cliente aún no ha decidido con quién trabajará, los proveedores o contratistas están esperando su decisión y están tratando de llamar la atención sobre sí mismos. Las ofertas comerciales se envían en docenas: esta es una oportunidad para mostrarse de la mejor manera, describir todas sus capacidades y crear una buena impresión en un socio potencial. Tan pronto como se toma la decisión, todas las propuestas recibidas se envían a la carpeta con posibles contactos en caso de que tenga que cambiar de contratista, y en esta situación es importante redactar correctamente una carta de rechazo, conservando la posibilidad de repetición contacto.
Ética del rechazo
En una carta con una negativa, es importante mostrar respeto por el interlocutor: su propuesta fue digna, pasó tiempo discutiendo los detalles, aunque no coronados con la conclusión de un acuerdo, y espera una decisión suya, incluso negativa..
La denegación se realiza en papel con membrete de la empresa en formato electrónico o en papel, según la situación. Los estándares de comunicación empresarial requieren que la línea de asunto designada sea neutral, sin negativos; las frases "Respuesta a su propuesta", "Acerca de la cooperación", "Acerca del trabajo" son adecuadas. Elija el tema que el destinatario utilizó en su carta. No es deseable utilizar asuntos de respuesta automática para correos electrónicos, por ejemplo, "RE: Oferta comercial", para que no haya sensación de falta de atención al destinatario.
No hay nada nuevo en dirigirse al interlocutor para este tipo de letras; es recomendable utilizar el nombre y el patronímico, si los conoce, con la adición de la palabra "Estimado". Al final de la apelación, se coloca un signo de exclamación o una coma, según los estándares de formación de letras de su empresa. Otro elemento importante de una denegación por escrito es un enlace a una oferta que le llegó y que, de hecho, rechaza. Es mejor insertar el enlace al principio de la carta, inmediatamente después de la solicitud - "En respuesta a su solicitud del 06/08/12 …", "A la oferta comercial del 9 de mayo …".
Es imperativo expresar pesar por la negativa. Si se adjuntaron documentos o materiales de información a la carta con una oferta comercial, indique que los recibió y se familiarizó con ellos, por ejemplo, “Gracias por una presentación detallada, nuestros especialistas han leído la información proporcionada, pero, desafortunadamente, se ven obligados a rechazar sus servicios . No olvide indicar el motivo del rechazo si está autorizado para hacerlo, por ejemplo, si la oferta no cumple con los términos de la licitación. La elección de una oferta más ventajosa como motivo de rechazo tradicionalmente no se expresa.
