En el proceso de elaboración y elaboración de documentos se asigna un papel importante a su aprobación, que puede ser interna, donde los documentos son avalados por departamentos de la propia organización o externos, asociados a la aprobación de documentos por otras instituciones. Un documento legalmente acordado da derecho a tomar las acciones previstas por las leyes, normas y reglas. Los documentos que han pasado el procedimiento de aprobación están sellados o sellados.
Instrucciones
Paso 1
Trabajando como empleado de una organización, cuyas responsabilidades incluyen la aprobación interna y externa de documentos, es necesario tener información clara sobre qué departamentos de la empresa son responsables de su aprobación.
Paso 2
Haga una lista de los documentos que deberán aprobarse durante todo el período de trabajo. Sea claro sobre los departamentos responsables de su respaldo. Elaborar una tabla que indique los tipos de documentos sujetos a aprobación obligatoria, departamentos encargados de realizar este trabajo, cargos, apellidos, nombres, patronímicos de los empleados, sus teléfonos y direcciones de correo electrónico.
Paso 3
Decidir sobre el documento que debe aprobarse. Haga un plan, indicando el orden en el que se comunica con los departamentos de su organización. Conozca los plazos para la finalización del trabajo hablando con cada empleado de todas las divisiones de la empresa responsable de endoso del documento.
Paso 4
Preste mucha atención a los términos de aprobación del documento, responda rápidamente a cualquier cambio realizado por un empleado del departamento. Si tiene alguna duda sobre las ediciones realizadas al documento, asegúrese de consultar con los especialistas de la organización, aclarando todos los matices. Esto ayudará a reducir el tiempo de aprobación en el futuro y le permitirá redactar legalmente el documento correctamente.
Paso 5
En cada departamento de la organización, después de pasar el procedimiento de aprobación, se coloca una visa en el documento. Puede ser un sello del departamento o un sello "Aprobado" con una indicación del puesto, el nombre y la firma del empleado. Asegúrese de que cada empleado responsable de aprobar el documento lo firme correctamente. De lo contrario, no será firmado por el responsable de la organización.
Paso 6
El último enlace para respaldar el documento es el jefe de la empresa. El documento se considera legalmente acordado solo si está firmado por la gerencia, los empleados de todos los departamentos, el sello o estampilla de la empresa.
Paso 7
Cuando se trate de coordinación externa de documentos que requieran su aprobación por parte de diversas instituciones, consulte la lista de organizaciones a las que tiene que solicitar. Obtenga información detallada sobre los departamentos, sus empleados involucrados en la coordinación. Llámelos o envíe un correo electrónico, especificando la lista de documentos requerida. Acuerde una hora de reunión.
Paso 8
Elaborar una lista de cuestiones relacionadas con el tiempo de aprobación y el procedimiento para realizar cambios para el empleado de la institución involucrado en la aprobación externa de documentos. Hacer una declaración oficial en el formulario prescrito, indicando la lista de documentos a acordar. Controle el momento de la aprobación de los documentos y la exactitud de su ejecución.
