Un extracto del protocolo es un atributo indispensable del flujo de trabajo de cualquier organización. Teniendo una fuerza legal similar al documento original, el extracto debe contener todos los detalles necesarios. Al preparar los documentos relevantes, se debe prestar atención a los detalles.
Como regla general, los requisitos para la ejecución de extractos de las actas se establecen en cada empresa de acuerdo con las reglas internas de rotación comercial. Sin embargo, existen normas generalmente aceptadas sobre cómo debe redactarse este documento.
Un extracto del acta es una copia exacta del texto del documento original sobre un tema específico. Por lo tanto, un extracto del acta de la reunión debe incluir el nombre del órgano de gobierno, cuya reunión quedó registrada. Como regla general, esta información se indica en el título del documento. Aquí, el tipo de documento "Protocolo" se cambia a "Extracto del protocolo". En algunos casos, la inscripción "Declaración" se encuentra en la esquina superior derecha del documento.
Además, para preservar la fuerza legal del original, el extracto del protocolo debe contener información:
- fecha, lugar y hora de la reunión;
- información sobre la presencia de quórum para la toma de decisiones;
- información sobre la persona que desempeña las funciones del oficial que preside;
- información sobre la persona que desempeña las funciones de secretario.
La agenda de la reunión se reduce a un tema específico para el que se está elaborando un extracto. Asimismo, se excluyen del documento todos los fragmentos relacionados con la discusión de problemas de terceros.
La consideración del tema del orden del día sobre el que se está elaborando el extracto se da exactamente con el número de serie, la redacción, el curso de la discusión y las decisiones tomadas.
Al final, el extracto es firmado por el presidente y certificado por el sello. A esto le sigue el requisito que confirma su autenticidad "La declaración es correcta" ("Correcto") y se coloca la firma del secretario con un descifrado.
El extracto original del acta está numerado, cosido y certificado con el sello y la firma de una persona autorizada.
