La decisión de cualquier reunión es legalmente vinculante solo si se formaliza en el acta. Las actas de las reuniones de padres, de propietarios o de accionistas, por supuesto, difieren en contenido, pero los requisitos para el formulario son siempre aproximadamente los mismos.
Escribir en un borrador
No siempre es conveniente escribir en una computadora durante una reunión, por lo que las actas se pueden escribir primero en un borrador. Se puede ingresar cierta información antes de que comience la reunión. Escriba arriba la palabra "Minutos", justo debajo - el nombre de la reunión y la fecha. Incluso más abajo a la izquierda, escriba la palabra "Atendido". Si se espera que una decisión sea tomada por una mayoría simple o calificada de la lista, indique cuántas personas deberían haber estado presentes. Esto es importante, por ejemplo, cuando se trata de una reunión de propietarios que deben decidir cómo administrar la casa, recaudar dinero para reparaciones importantes, etc. Escriba su agenda a continuación. Si tiene la intención de discutir temas que aún no conoce, agregue el elemento "Varios". En algunos casos, debe especificarse el límite de tiempo.
Después de que comience la reunión
Anote cuántas personas están presentes y cuántas deberían estar. Debajo de la agenda, escriba la palabra "escuchado" y coloque dos puntos. Anote las preguntas, los nombres de los ponentes y un resumen de las intervenciones, punto por punto. Se les puede pedir a los oradores que envíen sus discursos con anticipación. Registre en el acta las preguntas formuladas a cada presentador y las respuestas. En cuanto a las soluciones, se pueden ingresar después de cada pregunta o como un solo bloque en la parte inferior del protocolo. Asegúrese de indicar cuántas personas votaron "a favor", "en contra", cuántas se abstuvieron. Debajo de las decisiones, escriba los nombres del presidente y del secretario y ponga la fecha. En algunos casos, es necesario indicar los nombres de todos los miembros del presidium.
Escribe texto en la computadora
Al escribir en una computadora, la secretaria generalmente edita el texto. Intente editarlo para que no rompa el significado. Esto es especialmente cierto para las decisiones. No existe un formulario uniforme para el registro de protocolos, pero generalmente se aplican las siguientes reglas:
- el texto está mecanografiado en tamaño de 14 puntos con uno o un intervalo y medio;
- alineación del texto principal - en ambos lados;
- alineación del título - centrado, número de asistentes - derecha;
- los párrafos comienzan con una línea roja.
Mecanografíe el texto, no olvide dejar espacio para las firmas del presidente y secretario, así como poner transcripciones de las firmas. Pon la fecha en la parte inferior. Imprima el acta y deje que el presidente y el secretario la firmen. Hay casos en los que una reunión se lleva a cabo en ausencia. En este caso, los textos de los discursos no están escritos. El resto del protocolo se redacta de la misma forma.
