Una reunión es una reunión de un círculo reducido de representantes autorizados, destacados especialistas, un grupo de trabajo, dedicado a resolver cualquier problema urgente. Esta es una reunión en miniatura, por lo que la reunión tiene su propio presidente, la persona que la dirigirá.
Instrucciones
Paso 1
La reunión puede realizarse de forma planificada con una regularidad aprobada, o ser espontánea, reunida para resolver cuestiones de actualidad acumuladas o circunstancias de farsa mayor. En todo caso, la reunión es presidida por un funcionario designado oficialmente para este cargo. De hecho, la reunión se realiza con el fin de brindar a los especialistas la oportunidad de expresar su opinión sobre un tema en particular y tomar una decisión colegiada.
Paso 2
Es necesario informar a todos los que deben estar presentes en la reunión, su agenda: el tema y la lista de temas que requieren discusión, así como la hora y lugar de la reunión. Esto se puede realizar mediante mensajes telefónicos o mediante avisos legales. Como regla general, se determina la composición de los participantes en las reuniones, autorizados para abordar cuestiones específicas. Por tanto, en la reunión debe haber quórum que asegure la legitimidad de las decisiones que se tomen en ella. Antes del comienzo de la reunión, se debe completar una lista de registro de participantes. Si hay quórum, se puede iniciar la reunión.
Paso 3
El moderador de la reunión debe abrirla con un discurso introductorio, indicando el tema y enumerando las cuestiones que deben resolverse, y cerrar la reunión resumiendo su resultado. Tiene derecho a ceder la palabra al siguiente orador, someter las preguntas a votación y anunciar las decisiones tomadas. También está obligado a mantener el orden durante la realización de la reunión y a dictar órdenes sobre el orden de su conducta.
Paso 4
El derecho indiscutible del presentador es también la terminación de la grabación de quienes deseen hablar, limitando el tiempo de su intervención y el número de declaraciones sobre el mismo tema. Si se viola el orden y las reglas de la reunión, el moderador puede interrumpir o cerrar el debate y cerrar o suspender la reunión.
Paso 5
Durante la reunión, el moderador debe asegurarse de la finalización del protocolo, que se elabora en el transcurso y resultados de esta acción de gestión. El protocolo está destinado a documentar y formalizar la discusión colegiada de los problemas y decisiones que se tomen.
