La eliminación de documentos es un proceso muy complejo y que requiere mucho tiempo. Como regla general, muchos documentos se acumulan en los archivos de las organizaciones, que, después de la expiración del período de prescripción, deben eliminarse, es decir, destruirse. Es muy importante completar correctamente toda la documentación relacionada con la destrucción del archivo. Uno de los principales documentos es el acta.
Instrucciones
Paso 1
Primero, debe tenerse en cuenta que antes de destruir documentos, debe hacer un inventario de ellos, es decir, verificar todas las fechas, disponibilidad y secreto. Hay documentos que no solo deben desecharse, sino también quemarse (o destruirse en una trituradora), para no revelar secretos comerciales.
Paso 2
Asegúrese de hacer un inventario de la documentación que se eliminará. Asimismo, mediante orden, designar a las personas que integrarán la comisión pericial. Entre ellos, destaca el presidente responsable de la transferencia de documentos al departamento de contabilidad.
Paso 3
El acto en sí sobre la disposición de los documentos que han expirado el plazo de prescripción no tiene una forma unificada. Por lo tanto, puede componerlo de cualquier forma.
Paso 4
Primero, indique los detalles de la organización, se pueden ubicar tanto en la esquina superior derecha como en la izquierda. Indique aquí el nombre de la organización según los documentos constitutivos, unidad estructural, datos bancarios, dirección y contactos.
Paso 5
Ligeramente abajo a la derecha, escriba “apruebo”, abajo indique el gerente y deje el campo bajo su firma y la fecha de compilación.
Paso 6
Abajo, en el centro, escriba "Actúe sobre la asignación y destrucción de documentos vencidos". Después de eso, en la línea de abajo, indique la base, es decir, el orden (orden) de la cabeza. Luego enumere las personas de la comisión de expertos, indicando sus nombres y cargos.
Paso 7
Luego escriba algo como esto: "La comisión de expertos, guiada por (lista, inventario), asignó documentos para su destrucción que han perdido el plazo de prescripción". A continuación, indique los datos en forma de tabla, que debe contener columnas como número de serie, fecha del documento, título, explicación, número de documentos, número de documento en el inventario (lista).
Paso 8
Después de la tabla, resuma, es decir, indique el número de documentos a reciclar. Además, el acta debe estar firmada por todos los miembros de la comisión. Y el presidente debe firmar que los documentos en su totalidad se transferirán para su reciclaje. Al final, ponga la fecha de recopilación y selle todo con el sello azul del sello de la organización.
