La presencia de un sello en un documento indica su importancia, autenticidad y estatus oficial. Sin embargo, en el curso de las actividades de las empresas, de vez en cuando, surgen preguntas sobre dónde y qué tipo de sello debe colocarse.
En primer lugar, las reglas para colocar un sello dependen de su tipo y accesorio. Así, se coloca el sello oficial con la imagen de un águila de dos cabezas en los documentos de las instituciones estatales. Las organizaciones comerciales y los empresarios individuales certifican los documentos con un sello redondo estándar que contiene el nombre (apellido, nombre y patronímico), datos de registro y, si lo desea, el logotipo de la empresa. Documentos, conclusión de contratos, ejecución de órdenes de pago y cheques, cartas, poderes, etc., puede realizar otros adicionales: para consultas, documentos financieros, departamento de RRHH. A su vez, en el pie de imprenta debe indicarse su finalidad El sello principal certifica las firmas de las primeras personas - directores y sus suplentes, y las adicionales - empleados de los servicios correspondientes (contabilidad, departamento de personal, etc.). El pie de imprenta debe colocarse de manera que capture parcialmente el título del cargo de la persona que firmó el documento, y los detalles de la firma y el sello sean claramente visibles. El sistema estatal de soporte de documentación para la gestión (GSDOU), aprobado por orden de la URSS Glavarchive el 23 de mayo de 1988, proporciona una lista de documentos en los que se coloca el sello principal u oficial. No hay una edición más reciente, pero tal como se aplica al momento actual se ve así: - actos; - poderes; - contratos; - conclusiones, revisiones; - solicitudes (para una carta de crédito; sobre denegación de aceptación, reclamaciones, etc.); - certificados de viaje; - muestras de impresiones de sellos y firmas; - cartas; - órdenes de pago, solicitudes, cheques, para la transferencia de moneda, etc.; - regulaciones sobre la organización; - registros; - estimaciones de costos; - acuerdos; - certificados (archivo, límite, sobre el pago de los montos del seguro, etc.); - especificaciones; - listas de títulos; - certificados; - estatutos de organizaciones; - tablas de dotación de personal. Para evitar posibles malentendidos al usar sellos, es aconsejable que las empresas determinen la lista de documentos por sí mismos, así como la lista de personas y muestras de firmas que requieren sello de certificación. Además, existen formas unificadas de documentos con el requisito "M. P." - lugar de impresión. En tales casos, generalmente no hay dudas sobre dónde colocar el sello, pero se debe seguir una regla general: la impresión debe ser clara y legible.
