Los documentos salientes son cartas oficiales que la organización envía a terceros destinatarios (proveedores, consumidores, autoridades reguladoras, etc.) o colegas de otras ciudades. Como regla general, dos empleados comparten la responsabilidad de manejar esta correspondencia: el compilador y el secretario. El primero se encarga de preparar y acordar el texto. El segundo registra la carta, envía el original a su destino y almacena una copia de servicio.
Necesario
- - forma de la empresa;
- - el ordenador en el que está instalado el editor de texto;
- - Libro de registro de registro de documentación saliente.
Instrucciones
Paso 1
Si eres un compilador
Prepara un borrador de documento. Las cartas salientes pueden ser proactivas y receptivas. En el primer caso, inicia (inicia) correspondencia con otra organización o una persona específica sobre cualquier tema oficial. La carta de respuesta debe contener la información correspondiente a la solicitud recibida.
Paso 2
Imprima la carta por duplicado en el membrete de su organización. Asegúrese de que la parte superior del documento, el llamado "encabezado", tenga el formato correcto. Además de los datos de la empresa, ubicados en el formulario de la derecha, incluye los datos del destinatario y el encabezado de la carta.
Paso 3
En la esquina superior izquierda, escriba el título, las iniciales y el apellido de la persona a quien va dirigido el documento, la dirección de una organización o individuo. El procedimiento para especificar información debe ser exactamente el mismo, por ejemplo:
"Para el Director General de LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Calle Rabochaya, 37, oficina catorce, Saratov, 109235.
Paso 4
A la derecha, debajo de los detalles de su organización, coloque el título de la carta. Debe ser breve y reflejar claramente el contenido del texto. Por ejemplo: "Al realizar una inspección programada del estado sanitario de un edificio" o "Al proporcionar información sobre casas que necesitan reparaciones importantes".
Paso 5
Inicie el texto principal dirigiéndose al destinatario y especificando el motivo por el que se le envía esta carta. Por ejemplo: “¡Estimado Ivan Ivanovich! Les informamos sobre una inspección programada del estado sanitario del edificio alquilado el 14 de enero de 2011”.
Paso 6
Si hay adjuntos al documento saliente, indíquelos después del texto principal, por ejemplo: “Adjunto en 3 páginas. en 1 copia . En la parte inferior de la última página del texto, se debe indicar el autor del documento. Como regla general, el autor de la carta escribe su apellido, iniciales y teléfono de trabajo en un tamaño más pequeño que la fuente principal.
Paso 7
Consulte la carta con los responsables de la toma de decisiones en su organización en cualquier dirección. Por ejemplo, los documentos que involucran el gasto de fondos están respaldados por un contador y las respuestas a una solicitud de la oficina de impuestos están firmadas por un abogado. Los empleados de la organización que aprueban la carta ponen sus firmas personales con una transcripción en la segunda copia al final del texto, debajo del lugar para la visa del jefe. Después de recibir las aprobaciones necesarias, el jefe de la organización firma el documento saliente.
Paso 8
Presentar el documento acordado y firmado al secretario. Si desea conservar una copia, imprima una copia adicional. Pídale al secretario que le ponga un número de salida.
Paso 9
Si eres un empleado
Acepte la carta enviada por el remitente. Verifique la disponibilidad y corrección de los detalles principales, visas de aprobación, información sobre el creador y la firma del gerente. Preste atención a la presencia de archivos adjuntos a la carta.
Paso 10
Registre la información sobre el documento en el registro de correo saliente. Si su organización ha cambiado a la gestión de documentos electrónicos, proceda de acuerdo con las instrucciones para mantener la base de datos. No existen reglas de registro estrictas para un diario de registro en papel tradicional. Sin embargo, en la práctica, se utiliza con mayor frecuencia una tabla con las siguientes columnas:
- la fecha;
- número del documento de salida;
- destinatario;
- resumen (título);
- el autor del documento;
- Nota.
Paso 11
El número saliente se forma como sigue. Primero, especifique el número de lista de valores de la carpeta donde se almacenan las copias de los mensajes salientes. Escriba el número de serie de una letra en particular mediante un guión o una barra. Obtendrá: "01-14-256" o "01-14 / 256", donde 01-14 es el número de caso, 256 es el número de documento.
Paso 12
Ingrese el número saliente en la línea especial del formulario. Para una carta de respuesta, asegúrese de indicar también el número del documento entrante con el que está asociado. Selle la primera copia de la carta (sin visas de aprobación) en un sobre y envíela al destinatario. Archiva una copia del documento en la carpeta de archivos correspondiente.
