Algunos gerentes, en el curso de sus actividades comerciales, envían a sus empleados a un viaje de negocios. Como regla general, los empleados gastan dinero en todo tipo de necesidades: viajes, alojamiento, comidas, etc. Eso sí, los gastos deben ser reembolsados, pero para ello, al finalizar el viaje, debes informar al departamento de contabilidad.
Instrucciones
Paso 1
Lo primero que debe hacer es recopilar todos los documentos de respaldo. Si durante un viaje de negocios llegó a su lugar de trabajo en tren, solo necesita mostrar un boleto regular; en caso de viaje aéreo, necesitará una tarjeta de embarque y un recibo de itinerario que se le entregó al comprar un boleto.
Paso 2
En el caso de que haya gastado dinero en comida, por ejemplo, para almorzar en un restaurante, presente un recibo o una factura al departamento de contabilidad, y ciertamente debe tener una impresión del sello de la institución.
Paso 3
En caso de cualquier compra para el funcionamiento de la empresa, debe proporcionar un recibo de venta y un recibo, también puede adjuntar una factura.
Paso 4
Después de recoger todos los recibos y recibos, escriba una solicitud de reembolso de viaje dirigida al director de la organización. En este documento, enumere todos los gastos por nombre, especificando los montos. Puede organizar esta información en forma de tabla. Recuerde que todos los gastos deben estar justificados económicamente, solo en este caso el departamento de contabilidad puede incluirlos en la composición de gastos, reduciendo así la base imponible.
Paso 5
Algunas organizaciones utilizan la llamada orden de contingencia. La forma de su compilación es arbitraria. Por lo general, especifica el propósito de dichos costos, el tiempo en el que el empleado debe proporcionar los costos de apoyo. Además, en el pedido, puede prescribir la cantidad máxima de gastos. No olvide indicar la persona que es responsable de la compra de tal o cual producto (servicio). Después de eso, este empleado debe firmar, lo que significa su acuerdo con esta orden.
Paso 6
Una vez confirmados los gastos, y al mismo tiempo justificados económicamente, el titular de la empresa debe familiarizarse con la información y redactar una orden de reembolso de gastos. Recuerde que el monto debe pagarse dentro de los tres días posteriores a la presentación de los documentos de respaldo por parte del empleado.
