Muchas grandes empresas envían especialistas que trabajan para ellos en un viaje de negocios a otra ciudad u otro país para resolver ciertos problemas. Las organizaciones deben reembolsar a sus empleados los gastos de viaje con cargo a las finanzas de la empresa. Los trabajadores desplazados deben presentar los documentos de manera oportuna, que son prueba de los costos y un archivo adjunto al informe de gastos.
Necesario
- - documentos de los empleados;
- - documentos de la organización;
- - calculadora;
- - acto local sobre el monto de los gastos en un viaje de negocios;
- - forma de informe anticipado;
- - documentos que confirmen los gastos durante un viaje de negocios;
- - Documentos completados para un viaje de negocios.
Instrucciones
Paso 1
Cuando un empleado se va de viaje de negocios, el empleador debe redactar todos los documentos correctamente. Estos documentos deben incluir un pedido para un viaje de negocios, una asignación de servicio, un certificado de viaje de negocios.
Paso 2
Al regresar de un viaje de negocios, el empleado debe completar un informe de viaje de negocios, que se completa en el formulario de asignación de servicio emitido por él a la salida. El empleado en el informe debe reflejar el cumplimiento del propósito del viaje, para el cual fue dirigido por la empresa. El informe debe contener un listado de la documentación que fue entregada al especialista con el fin de concluir contratos y firmar por los socios (si este fue el motivo para ir de viaje de negocios).
Paso 3
Dentro de los tres días posteriores al regreso del viaje, el viajero debe completar un informe anticipado en el formulario AO-1. En él, necesita calcular la cantidad total de gastos incurridos en un viaje de negocios. Estos incluyen viáticos, cuyo monto es controlado por la organización mediante leyes locales o convenios colectivos, viajes, alojamiento y otros gastos acordados con el empleador.
Paso 4
Todos los gastos deben estar documentados, excepto los viáticos. La relación de documentos debe registrarse en la segunda hoja del informe anticipado (indicando sus nombres y montos).
Paso 5
Como regla general, antes de que un empleado se vaya de viaje de negocios, se le emiten fondos contables en el departamento de contabilidad. Si el empleado gastó la misma cantidad, lo reflejó en el informe y lo confirmó con documentos, entonces el nuevo cálculo no se realiza. Si un empleado necesitaba extender un viaje de negocios o necesitaba estar en otra ciudad en un día libre y realizar una función laboral, entonces el recálculo lo realiza un contador, teniendo en cuenta todos los matices. En este caso, al especialista se le paga la diferencia entre el monto emitido y el monto gastado. Cuando el empleado recibió una cantidad mayor a la que gastó durante el viaje, deberá devolver el resto a la caja de la organización.
Paso 6
Debe tenerse en cuenta que el monto del informe anticipado es aprobado por el jefe de la empresa. Después de eso, se realiza el nuevo cálculo requerido.
