Existe la opinión de que una reunión es un evento que se puede preparar de forma espontánea. De hecho, esta forma de interacción empresarial requiere una seria formación administrativa.
Tema de la reunión
El motivo de la reunión debe ser formulado por el iniciador. De ninguna manera siempre es el participante más importante en la reunión en esta capacidad. Dado que las reuniones pueden ser intraempresariales y con la participación de una amplia gama de invitados, es importante definir el tema de tal manera que atraiga a todas las personas necesarias para el diálogo.
Normalmente, la formulación técnica del tema es manejada por el personal administrativo o directamente por el secretario de la reunión. El orden del día de la reunión se deriva del tema dado. Este documento incluye todos los temas que se planea discutir. Previo acuerdo, a cada pregunta se le asigna un ponente, al que se le asigna un tiempo límite para su intervención sin tener en cuenta el debate. El término de la discusión se fija en el orden del día por separado.
Para una mejor comprensión de los problemas, no será superfluo preparar un folleto que incluya referencias breves, estadísticas o cualquier otra información informativa. El secretario prepara dichos materiales con cada orador por separado.
La etapa final de la preparación documental es la elaboración de proyectos de decisión sobre cada tema. Este documento representa las soluciones propuestas por los relatores basadas en la discusión. Registran las frases finales presentadas por los ponentes. Si los participantes no están de acuerdo con la opción del proyecto de decisión, el secretario corrige el documento.
Personas invitadas
La agenda determina en gran medida la lista aproximada de personas a las que se debe invitar para abordar las cuestiones planteadas. Entonces, una forma productiva es invitar a personas que tengan el punto de vista opuesto al que habla. En este caso, la reunión sirve como una "mesa redonda" para las partes de la situación controvertida.
Los participantes de la reunión reciben información mediante cualquier método disponible: una llamada telefónica, un correo electrónico o una invitación personal. El paquete completo de documentos debe entregarse con anticipación a todas las personas participantes para que tengan la oportunidad de familiarizarse con los materiales con anticipación.
Realización de una reunión
Un secretario debe participar en la reunión. Su tarea consiste en elaborar un protocolo tras la discusión. Al redactar el documento, no es la precisión literal de la grabación de la discusión lo que es importante, sino el reflejo de los discursos clave y las propuestas específicas.
Para excluir posibles discrepancias, es mejor registrar el curso de la reunión en un dictáfono. Todos los participantes deben ser informados del inicio de la grabación.
