El trabajo de oficina correctamente organizado en una organización o empresa le permite mantener los documentos en orden y controlar su movimiento en cualquier momento. Si la actividad de su empresa está relacionada con la celebración de contratos, lleve un diario adecuado de su contabilidad. Una revista bien diseñada permitirá registrar los detalles de los documentos y su cronología.
Necesario
- - un diario para registrar la documentación;
- - materiales a registrar;
- - Pluma fuente;
- - lápiz;
- - tijeras;
- - regla;
- - papel;
- - hilos;
- - aguja;
- - pegamento.
Instrucciones
Paso 1
Encuentre un formulario conveniente para llevar un libro de registro. Al mismo tiempo, proceda de las necesidades urgentes de la organización y las peculiaridades del trabajo de oficina. Recientemente, las formas electrónicas de contabilidad de documentación se han generalizado, pero no siempre son convenientes para familiarizar a los gerentes con ellas. En el caso más simple, puede redactar un diario de contabilidad en un cuaderno estándar de gran formato.
Paso 2
Numere las páginas de la revista colocando números secuenciales en la parte inferior o superior de cada hoja. Cosa todo el bloque de páginas con hilo fuerte, llevando los extremos más allá de la última página de la revista. Escribe en una pequeña hoja de papel cuántas hojas contiene el libro. Pegue esta etiqueta a la última página de una fila, pasando los extremos del hilo por debajo, anudado. Cuando se seque el pegamento, coloque aquí el sello de los documentos y la firma de la persona que emitió la revista.
Paso 3
Empiece a diseñar su portada. Escriba el nombre del diario en el anverso del diario, por ejemplo, "Diario de contrato". Incluya en la descripción el nombre de la organización (empresa) y sus principales detalles. Deje dos líneas para las fechas de inicio y finalización de la revista. Toda esta información no puede ingresarse a mano, sino preimprimirse en una impresora y luego pegarse cuidadosamente a la portada de la revista.
Paso 4
Divida las páginas de trabajo de la revista en tantas columnas como sea necesario para que se registre una descripción completa de los documentos. Asegúrese de proporcionar columnas para el número de serie, la fecha de recepción del documento, la conclusión del contrato, la liberación del pedido, etc. Deje una columna separada para una breve descripción de la esencia del documento y su contenido principal. Proporcione también un lugar para la firma de la persona que recibió el documento para su ejecución.
Paso 5
Si es necesario, registre la revista en la oficina (secretaría), asignándole el número correspondiente y otros detalles. Después del procedimiento de registro, el diario de contabilidad se puede utilizar para el propósito previsto.
