La agenda es el esqueleto de una reunión o reunión. En él se establecen los principales temas de discusión y las principales áreas de discusión. Establece el orden de la reunión, centra la atención de los participantes en una conversación profesional, no permite que la discusión se convierta en un caótico intercambio de opiniones.
Instrucciones
Paso 1
Comience a preparar la agenda tan pronto como la gerencia haya decidido la fecha y el tema de la reunión. Pisándole los talones, le resultará más fácil formular sus puntos. Además, tendrá tiempo suficiente para corregir la primera opción si el administrador desea modificarla.
Paso 2
Resalte los aspectos mayores y menores del tema de la reunión. No sobrecargue la agenda con pequeños problemas que se pueden resolver de forma rutinaria. La mejor opción es incluir de 1 a 2 puntos importantes, en cuya discusión la mayoría del equipo esté interesada, y dejar tiempo para la pronta resolución de los problemas menos importantes, incluidos los que surgieron durante la reunión.
Paso 3
Formule los puntos de la agenda. Evite las oraciones ambiguas o ambiguas. Haga que los puntos de su agenda sean lo más específicos posible. Después de leerlos, el participante de la reunión debe comprender fácilmente la esencia del problema y el propósito de su discusión. Si tiene alguna dificultad, busque la ayuda de un especialista que dará un discurso de apertura sobre este tema.
Paso 4
Cada ítem debe comenzar con la preposición "acerca de" o "acerca de": "Por iniciativa del departamento de ventas para realizar un día de limpieza" o "Sobre la redistribución de funciones entre el departamento de marketing y el servicio de prensa", etc. Si se presenta algún documento reglamentario para discusión, la cláusula puede sonar como sigue: "Sobre la aprobación de la Carta de la empresa" o "Sobre las modificaciones a las descripciones de funciones del personal de la secretaría", etc. Para preguntas informativas que no requieran discusión, proporcione una explicación adecuada entre paréntesis o separada por dos puntos. Por ejemplo, "Sobre áreas prometedoras de la publicación de libros: Informe del Director General Adjunto en un viaje de negocios al seminario".
Paso 5
Estructura tu agenda. En la práctica, hay dos formas de organizar las preguntas: de la más importante a la menos importante y de la menor a la significativa. Cada opción tiene sus aspectos positivos. En el primer caso, los temas principales se consideran al comienzo de la reunión. Los empleados son más activos, la fatiga aún no les afecta. Pero la discusión de la primera pregunta puede prolongarse, no quedará tiempo para resolver problemas menores pero importantes. Si la reunión comienza con puntos menos importantes, los empleados se unen gradualmente al ritmo y cuando se anuncia el tema principal, están completamente preparados para un diálogo constructivo.
Paso 6
Imprima la agenda de acuerdo con los requisitos administrativos de su organización. Además de las preguntas reales para discusión, indique la fecha, hora, lugar de la reunión, oradores principales, participantes y expertos invitados. Aprobar el documento con el responsable de la organización. Adjuntarás el orden del día original más tarde al acta de la reunión. Con base en la agenda aprobada, prepare un boletín o anuncios para los empleados.
