La nomenclatura es una lista de todos los casos que componen el archivo y que se han abierto recientemente en una organización en particular, incorporados al sistema. Debe indicar el índice del caso, el nombre, los plazos establecidos para su almacenamiento.
Variedades de nomenclatura
En el trabajo de oficina, existen tres tipos principales de nomenclatura: estándar, aproximada e individual. La norma está establecida por la ley federal y sirve de modelo para la elaboración de la nomenclatura en organizaciones del mismo tipo. La nomenclatura aproximada no incluye un número de casos estrictamente normalizado. Contiene una lista de casos recomendados para abrir con sus índices. Los tipos de nomenclatura anteriores se elaboran en organismos e instituciones estatales y municipales. Empleados de organizaciones privadas sobre la base de documentos legales, tipos de informes, planes de trabajo, etc. se está desarrollando una lista de casos individuales. Incluye todo el volumen de los casos formados de la empresa.
El procedimiento para compilar la nomenclatura
Cada año, sobre la base de la anterior, se elabora una nueva nomenclatura de casos. Además, todos los documentos están sujetos a revisión. Un componente importante de la nomenclatura es la vida útil de la caja. Sobre esta base, se distinguen los casos de almacenamiento temporal, a largo plazo y permanente. El plazo de los archivos de almacenamiento temporal es menos de diez años, el almacenamiento a largo plazo es más de diez años. En el caso de documentos con plazo de conservación caducado, se elabora un inventario en el que se indica el número de serie del documento, nombre, año de creación, número de hojas y demás información en los casos expresamente previstos. Una vez elaborado el inventario, estos documentos están sujetos a destrucción.
Estructuralmente, la nomenclatura está representada por secciones, subsecciones. Sin embargo, esta división es típica de las organizaciones e instituciones gubernamentales. En las organizaciones privadas, esta división es condicional y más bien resalta las áreas principales de sus actividades, más que refleja la relación de poder y subordinación.
La tabla de nomenclatura consta de cinco columnas: la primera contiene el índice del caso, la segunda - el nombre del caso, la tercera - el número de páginas (indicado al final del año actual), la cuarta - el período de almacenamiento establecido por actos legales reglamentarios, el quinto - notas relativas a la apertura del caso, inclusión en el inventario con fines de destrucción, etc.
El caso de almacenamiento a largo plazo y permanente incluido en la nomenclatura no debe exceder las doscientas cincuenta páginas. Si el número de aldeas supera la norma, es aconsejable dividir el caso en dos o más.
La nomenclatura recopilada de casos debe ser acordada con el departamento de archivos y firmada por el jefe de la organización.
