Para un empleado novato, el diseño de la correspondencia entrante puede ser una prueba de fuerza. Sin embargo, tan pronto como el proceso se divide en pasos simples y comprensibles, se convierte en una parte poco visible de la jornada laboral.
Instrucciones
Paso 1
Todos los documentos recibidos por la organización deben registrarse el mismo día, independientemente de cómo llegaron (por correo electrónico, mensajería, fax, etc.). Los correos electrónicos deben imprimirse, los mensajes telefónicos deben registrarse.
Paso 2
La columna # 1 de la revista indica la fecha de recepción de cada documento. Columna n. ° 2: su número de registro. El número se asigna en el orden de recepción, y cada año calendario comienza con uno. Luego se verifica cada documento entregado: si se entregó correctamente, si el paquete está intacto. Si no está marcado "en persona", se abre el sobre o la bolsa y se revisa el contenido. Si hay un inventario, lo revisan. Si faltan algunos de los documentos especificados, debe redactar un acto apropiado y poner una nota en el diario de correspondencia entrante en la sección "Notas". El número de hojas con anexos se indica en la columna No. 3.
Paso 3
El tipo de correspondencia se ingresa en la columna No. 4. Puede ser una solicitud, un informe de conciliación, una carta, un certificado, un telegrama, una notificación, etc. Las dos columnas siguientes indican el remitente y el número de salida de la carta.
Paso 4
Se debe indicar un resumen del envío en la columna No. 7. Por ejemplo, “Sobre la provisión de un certificado sobre la deuda de AA Ivanov. el banco "o" la Solicitud del nuevo cálculo de los sueldos de VV Sidorova ".
Paso 5
Luego se entrega la correspondencia a los destinatarios, y luego de recibir la resolución, se ingresa en la columna No. 8, indicando en los siguientes dos albaceas y el plazo para la ejecución del documento. Las Notas indican que el documento se ha ejecutado y dónde está archivado.
