La transición al nuevo formato de documento tendrá lugar ya en 2021. Le permitirá obtener acceso directo y rápido a la información sobre la actividad laboral no solo para el empleado, sino también para el empleador potencial y las autoridades pertinentes.
Razones de la transición
En la mayoría de los países europeos, los formatos en papel para llevar registros de la población activa han dejado de existir hace mucho tiempo. Fueron reemplazados por bases de datos electrónicas y cartas de recomendación del Fondo de Pensiones y los empleadores.
El libro de trabajo es el documento principal de un ciudadano empleado oficialmente. Contiene información que es importante para los empleadores y el Fondo de Pensiones con respecto a los lugares de trabajo, las responsabilidades laborales, la presencia de reprimendas o incentivos, las razones para mudarse a otra organización. En base a esto, también se calcula la duración total del servicio, lo que afecta directamente la formación de la pensión futura.
Pueden surgir dificultades con la forma en papel del libro de trabajo: deterioro, daño o pérdida por culpa del empleador o del propio empleado, la incapacidad de proporcionar con prontitud la información disponible al departamento de personal oa organismos y organismos especializados; también son más frecuentes los casos de fraude con la introducción de datos inexactos o alterados. Eso puede implicar procedimientos psicológicos y que consumen mucho tiempo: recogida de documentos, viajes, colas.
Los ciudadanos serán especialmente vulnerables en caso de pérdida de la información del registro de trabajo por las siguientes razones:
- Licencia de maternidad;
- Interrupción en el trabajo, incluida la discapacidad;
- Mudarse de un asentamiento (ciudad, región, etc.) a otro;
- Liquidación del lugar de trabajo anterior.
El libro de trabajo electrónico está diseñado para eliminar todos los problemas anteriores, ya que será un archivo registrado ubicado en la base de datos de contabilidad de toda Rusia. El acceso a esta base de datos estará a disposición de las agencias y organismos gubernamentales. Se integrará, por ejemplo, con la Caja de Pensiones, el Departamento de Protección Social de la Población, el servicio de empleo, el servicio de personal de la organización en la que actualmente trabaja el ciudadano.
El concepto y las ventajas de un libro de trabajo electrónico
No habrá diferencias entre un libro de trabajo en papel y uno electrónico, son completamente idénticos en cuanto a información sobre el empleado. Su lista seguirá siendo la siguiente:
- lugar de trabajo;
- período de trabajo general en cada lugar de trabajo;
- puesto de empleado (profesión, especialidad);
- calificación (nivel, grado, clase, categoría);
- fechas de registro del inicio y fin de las relaciones laborales;
- medidas de aliento o castigo;
- movimiento de posición, incluidos traslados y despidos;
- trabajo a tiempo parcial (a solicitud del empleado).
El libro de trabajo electrónico se almacenará en la cuenta personal del empleado en el sitio web del Fondo de Pensiones, así como en el portal de Servicios del Estado. La información necesaria se proporcionará en forma de extracto. Puede ser emitido por el Fondo de Pensiones, el Centro Multifuncional de Servicios Públicos (MFC) o el empleador actual. Se proporciona un extracto sin referencia al lugar de residencia o empleo del empleado.
Al solicitar un nuevo lugar de trabajo, un ciudadano puede realizar varias acciones: recibir un extracto de las autoridades mencionadas, enviar datos de forma independiente por correo electrónico, o guardarlos y proporcionarlos en un medio digital. Para los dos últimos métodos, debe agregar una firma electrónica a los datos.
Las ventajas de los libros de trabajo electrónicos incluyen:
- Minimización de información errónea, inexacta o deliberadamente inexacta;
- Acceso rápido a la información, así como su pronta provisión si es necesario;
- Reducir los costos del empleado y del empleador por la adquisición, mantenimiento y almacenamiento de soportes de papel sobre actividades laborales;
- La posibilidad de empleo a distancia;
- Registro remoto de servicios públicos, prestaciones, pensiones, etc.
- Seguridad y protección de los datos a nivel estatal.
Las ventajas del nuevo sistema contable son innegables, pero esta innovación también tiene desventajas. Esto se aplica principalmente a los costos del gobierno para el desarrollo, implementación, soporte y protección de la base de datos. Además, inicialmente, será necesario transferir al sistema una cantidad colosal de datos sobre la actividad laboral de los ciudadanos a partir de soportes de papel, lo que puede conllevar tanto errores triviales de los operadores como fallas en el sistema. Otro obstáculo es la falta de acceso a Internet en las regiones, lo mismo se aplica a las aldeas y aldeas remotas.
Proceso de transición
Está previsto cambiar a este sistema a principios de 2021. Será voluntario para aquellos que ya tengan experiencia en este momento. Los empleadores que vayan a conseguir un trabajo por primera vez a partir de enero de 2021, comenzarán solo una versión electrónica.
Para los empleados que deseen seguir llevando un libro de trabajo en papel, es necesario enviar una solicitud en cualquier forma al departamento de recursos humanos a finales de 2020. Luego, el empleador mantendrá registros tanto en formato electrónico como en papel.
Si no se envía la solicitud, los libros de trabajo en papel se entregarán a dichos empleados y los cambios adicionales se realizarán solo en formato digital.
