En el curso de sus actividades, muchas empresas envían a sus empleados a viajes de negocios. Parecería que nada complicado, solo el empleado se dedicó a una tarea y regresó de ella. Pero incluso un evento tan simple requiere un proceso de documentación bastante voluminoso.
Necesario
- - certificado de viaje
- - asignación de servicio
- - orden de viaje de negocios
- - informe anticipado
- - informe sobre el trabajo realizado
Instrucciones
Paso 1
Complete una asignación de trabajo para el empleado detallando el propósito y el momento del viaje del empleado. Por lo general, esta tarea la elabora el jefe de la unidad estructural en la que trabaja el empleado que realiza un viaje de negocios. A continuación, firme esta asignación de trabajo con el responsable de la empresa, ya que es él quien toma la decisión posterior sobre la conveniencia de este viaje de negocios.
Paso 2
Prepare una orden de viaje para empleados. Esta orden suele ser emitida por el jefe de la empresa, sobre la base de una asignación de trabajo presentada por el jefe de la unidad estructural. Familiarice al empleado que va a un viaje de negocios con esta Orden contra firma.
Paso 3
Emitir un certificado de viaje de negocios para el empleado, basado en la Orden de viaje de negocios. Este certificado indica la hora de llegada del empleado al lugar de destino y la hora de su salida de allí. De acuerdo con estas marcas, después del regreso del empleado, se calcula el tiempo real que pasó en un viaje de negocios y se calcula el subsidio de viaje.
Paso 4
Entregue al empleado un anticipo para los gastos de viaje. Dichos gastos incluyen el pago de viáticos, viajes, alquiler de alojamiento, etc. Los gastos diarios se pagan al empleado por cada día de viaje de negocios, así como por todos los días que pasa en el viaje. Si se envía a un empleado en un viaje de negocios dentro del país, dicho anticipo se paga en la moneda nacional y, si está en el extranjero, en la moneda del país al que viaja.
Paso 5
Elaborar un informe del trabajo realizado, en base a los resultados del regreso del empleado de un viaje de negocios. Este informe muestra la cantidad de trabajo realizado por el empleado durante el viaje y también muestra los gastos reales del viaje, incluidas las dietas. A dicho informe se adjuntan los documentos originales, tales como: boletos de viaje, recibos de pago del hotel, etc. Luego, en comparación con las cantidades entregadas al empleado en forma de anticipo, los costos se vuelven a calcular: los fondos excedentes se retiran o se devuelven los gastos excesivos. El empleado debe familiarizarse con los datos del informe sobre el trabajo realizado contra firma.
