La organización de eventos es una de las formas más efectivas de llamar la atención sobre el evento en cuestión o sobre la empresa que lo organiza. Un especialista en este campo se llama administrador de eventos, del inglés "event" - "event".
Características del especialista en eventos
Para convertirse en un especialista en la realización de eventos, es importante saber qué son, en qué se diferencian y cómo llevarlos a cabo. Para hacer esto, necesita tener una base teórica y habilidades prácticas.
La teoría se puede explorar leyendo la literatura especializada sobre el tema. No hay muchos libros sobre el tema de los eventos, pero puedes encontrarlos.
De los libros de texto domésticos puede ser A. Shumovich "Grandes eventos" y "Mezclar, pero no agitar". Recetas para la organización de eventos ", O. Goikhman" Organización y realización de eventos ", G. Tulchinsky" Gestión de eventos especiales en el campo de la cultura ". De autores extranjeros, vale la pena familiarizarse con las obras de S. Lemer "El arte de la organización de eventos" y U. Halzbauer "Gestión de eventos".
Las habilidades prácticas son la capacidad de una persona para organizar su trabajo. Para crear un evento bueno y memorable, el especialista debe evaluar con seriedad su fuerza y las posibilidades de traducir la idea en realidad. Para ello, debe poder planificar sus actividades y las actividades de los asistentes. Comprender quién se encargará mejor de qué tarea es uno de los pasos para organizar con éxito un evento. El segundo factor clave es la creatividad. Las ideas propuestas por un especialista deben ser factibles e interesantes para las personas para las que fueron creadas.
Por tanto, el gestor del evento debe ser una persona creativa con un adecuado sentido del humor, un puesto de vida activo, capaz de organizarse a sí mismo y a los demás.
El algoritmo principal para organizar un evento
Hay una gran cantidad de actividades diferentes. Pueden ser grandes o pequeños y pueden afectar tanto a todo el país como a familias individuales. El grupo más grande de eventos son eventos para llamar la atención sobre la empresa y sus actividades. A pesar de toda su diversidad, existen puntos organizativos comunes. Se reducen a 6 puntos principales.
1. Tomar una decisión sobre un evento: ¿cuál es el motivo? ¿Qué es la escala? ¿Dónde y cuándo tendrá lugar? La elección del formato del evento de acuerdo con este.
2. Determinación del público objetivo del evento: ¿quién debe asistir y por qué?
3. Escribir un guión para un evento.
4. Presupuesto (con fondos limitados, puede haber un enfoque inverso: elaborar un escenario basado en el presupuesto).
5. Contratación de personal.
6. Invite a la gente a participar en el evento. Hay varias formas de hacer esto: correo directo, publicidad, anuncios en los medios; la elección del medio depende del formato y la escala del evento.
Las actividades familiares también son muy populares. Los principales eventos de esta categoría son cumpleaños y bodas. Necesitan un enfoque ligeramente diferente al de los eventos organizacionales.
La fecha, la hora, el lugar, a quién invitar y el presupuesto del evento los determina el propio cliente. El trabajo del especialista incluye la creación de un guión y, posiblemente, la selección de actores y fotógrafos. Es mejor tener en stock varios escenarios diferentes que se pueden ofrecer al cliente. Es bueno tener una base, o algunos fotógrafos y actores familiares en los que pueda confiar en caso de cualquier cosa.
Si una persona no sabe exactamente cómo quiere pasar sus vacaciones, puede ofrecerle una trama ya hecha o, utilizando preguntas clave, idear un concepto con él.
