La unidad de interacción con los medios de comunicación no siempre se incluye inicialmente en la estructura organizativa de la organización. La disposición para trabajar en el espacio mediático viene con el desarrollo de la organización. En tales casos, el secretario de prensa contratado debe organizar el servicio de prensa desde cero y establecer su trabajo sistemático.
Si la organización nunca antes ha trabajado en el campo de los medios de comunicación, el comisario del servicio de prensa recién contratado debe recibir una formación seria en las siguientes áreas:
- selección de oradores clave;
- establecer trabajos con unidades estructurales para brindar información apta para su publicación en los medios de comunicación;
- equipamiento técnico del servicio de prensa y primer plan de medios
De la gestión a los medios
Cada uno de los puntos designados puede llevar una cantidad significativa de tiempo para implementarse por completo. Sin embargo, si hablamos de prioridades, lo principal debería ser la búsqueda de ponentes clave de la organización. Para atraer a los medios y hacerles ver no solo a un anunciante en la organización, sino también a un informante, será necesario trabajar con los líderes de la organización. Entre ellos - el director general, la oficina de diputados, jefes de departamento y departamentos en áreas. Estas personas deben comprender claramente la necesidad de comunicarse con los medios, comprender la importancia de cada comentario y el trabajo sistemático en esta área en general.
A menudo, incluso el más interesado en la actividad de los medios, el orador se siente incómodo y avergonzado cuando se comunica con los periodistas. Eliminar estas barreras es tarea del comisario del servicio de prensa. Esto se puede hacer demostrando un dossier de prensa con ejemplos de las mejores apariciones públicas de figuras mediáticas ya conocidas.
Informantes internos
Además de la gestión, todos los jefes de departamento y departamentos deben estar informados sobre las metas y objetivos de medios de la empresa. Es mejor hacer esto durante la próxima reunión, durante la cual la gerencia debe establecer la tarea de proporcionar información completa al servicio de prensa. Todos los miembros del equipo deben entender que esta responsabilidad no es un capricho del secretario de prensa, sino una nueva tarea estratégica de la gestión.
Para establecer una interacción productiva con los departamentos, es necesario, sin esperar a que se brinde información, intentar sumergirse en su trabajo desde adentro. Los informes trimestrales de los departamentos, la comunicación con la gerencia y los ejecutores directos ayudarán en esto. Ser amigo de todos y estar abierto a nueva información es una de las claves para el trabajo eficaz del servicio de prensa.
En el proceso de trabajar con ciertos segmentos de la empresa, puede resultar difícil proporcionar información de forma continua. A menudo, esto se debe al empleo de especialistas del departamento en la línea directa de trabajo. Es improductivo ocultar el resentimiento de que los compañeros consideren las tareas informativas de la empresa por debajo de las principales responsabilidades. Por tanto, vale la pena plantear la cuestión de la creación de un reglamento interno para la presentación de información con cierta frecuencia. Y para que las relaciones corporativas internas no se vean afectadas, la secretaria de prensa debe contactar directamente con la dirección del departamento con una solicitud para brindar acceso directo a la información para su procesamiento, de manera de no sobrecargar de trabajo a los empleados del departamento. Normalmente, los ejecutivos dan la bienvenida a estas iniciativas.
El primer paso hacia la publicidad
Una vez finalizada la preparación interna, comienza la etapa de llegar al nivel público. Esto requerirá el estudio de los medios de comunicación, que potencialmente pueden convertirse en plataformas de medios para publicar información sobre la empresa. Dependiendo de los objetivos estratégicos, el secretario de prensa no debe limitarse a publicaciones especializadas. Entre los posibles socios de información, se pueden incluir con seguridad agencias de noticias de los niveles local, regional y federal, televisión, radio, etc.
No subestimes las plataformas, que, aunque no tienen el estatus de un medio, muchas veces superan en eficiencia a sus compañeros de información. Se trata de blogueros, grupos y comunidades en redes sociales, sitios de información, etc.
No será superfluo pensar en la actividad de la empresa en las redes sociales sin intermediarios. Nadie puede afrontar esta tarea mejor que un centro de prensa, que conoce el trabajo de la empresa por dentro y por fuera.
Paralelamente al trabajo preparatorio, el secretario de prensa deberá elaborar una lista de los medios técnicos necesarios para el trabajo. Además del conjunto estándar de suministros de oficina, se trata de una cámara, una grabadora de voz, discos duros para almacenar materiales.
El primer plan de medios, la estrategia de publicación de la compañía para el futuro cercano, debe elaborarse con la expectativa de que los medios de comunicación sean cautelosos con la información de una fuente previamente desconocida. Esto puede explicar en un principio un gran número de publicaciones comerciales. Los detalles finales deben acordarse con la alta dirección.
